Office Tricks

Office Tricks

Ohne ein Office kommt man nicht aus.

Ob man das Microsoft Office (Word, Excel, …) oder die (bedingt .. daher bitt in jedem Fall spenden. Danke) kostenlosen Varianten wie Libre bzw. Open Office (Writer, Calc, …) verwendet, bleibt jedem selbst überlassen. Die Funktionsweisen sind im wesentlichen gleich.

Gerade die CSV Datei (Character separated values) muss man beherrschen.
Es ist das häufigst eingesetzte Datenaustauschformat bei IT-Systemen – ohne geht quasi nix.

Hierfür benötigt man eine Tabellenkalkulation.

Mein Tipp

Libre Office
Ein echt tolles Office!

 

Wenn die CSV Datei z.B. Komma separiert ist – kann Excel meist ohne Probleme damit umgehen. Ist die Trennung der Spalten aber über ein anderes Zeichen (Tab, Semikolon, …) aufgebaut, packt Excel beim öffnen der Datei alle Werte in eine Spalte.

Hier punkten die beiden kostenlosen (bitte Spenden!) Office Suiten erheblich.

Bei  diesen startet der Import Assistent grundsätzlich und fragt (u.A.) nach dem Trennzeichen.

Hier ein Beispiel

 

Manchmal … häufig … muss man die CSV Dateien / Tabellen bearbeiten.

Damit diese inhaltlich und auch vom Aufbau her, so gestaltet sind, wie man diese benötigt.

Grundsätzlich kann man im Web einfach nach Excel und dem Thema suchen.
Bisher haben die gefunden Funktionen bei Libre Office ebenso gut funktioniert.

 

Hinweis

Bevor Sie mit Formeln arbeiten können, müssen Sie die CSV Datei erst als .ods (libre oder Open Office), bzw. .xls (Excel) speichern.
Nach der Bearbeitung dann wieder als CSV. Hierbei bitte dann daran denken, das richtige Trennzeichen zu verwenden (beim speichern wird das vorherige automatisch angeboten).
Welches letztendlich das Richtige ist, sagt Ihnen der z.B. Marktplatz für den Sie diese Tabelle benötigen – bzw. sehen Sie beim öffnen der CSV Vorlage (wenn vorhanden).

 

TIPP

Sie müssen die Anzahl Zeichen in einer Spalte kürzen. Es sind z.B. 250 Zeichen drin, dürfen aber nur 220 Zeichen sein (z.B. für Amazon für die GenericKeywords).

Dafür gibt es eine ganz einfache Formel wie man dieses erreichen kann.

=LINKS(AH1;220)

Schreiben Sie diese Formel in eine Zelle einer neuen zusätzlichen Spalte.
Nun tragen in dieser den Spaltennamen (in diesem Beispiel AH) dessen Inhalt Sie ändern wollen und die Anzahl Zeichen (hier sind es 220) rein.

Mit einem Enter wird nun in der Zelle (Ziel) der Inhalt aus der anderen Zellen (Quelle) in gekürzter Weise erscheinen.

Sie können nun mit der Maus in die untere rechte Ecke der Zelle zeigen.
Der Zeiger wird zu einem Plus.
Klicken Sie und halten Sie die Maus geklickt, können Sie diese einfach nach unten ziehen und die Formel wird auf den weiteren Zellen übertragen.
Das Plus zeigt an, dass hierbei der Wert hoch gezählt wird.
Dadurch bekommen die weiteren Zellen nicht den selben Wert, sondern automatisch den nachfolgenden (z.B. bei Produktbeschreibungen).

Klicken Sie auf eine der Zellen, sehen Sie im Berarbeitungsbereich oben statt des Inhalts, die Formel.

Um mit diesen neuen gekürzten Texten arbeiten zu können (statt der Formel), muss man diese Spalte nun kopieren und in einer weiteren einfügen.
„Wichtig – Nur die Inhalte einfügen

Hier ein Beispiel

Das war es schon.

So können Sie innerhalb weniger Minuten die Tabelle an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen.

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