Zahlungseingang ZEP und OnlineBanking mit YES4trade

Zahlungseingang ZEP und OnlineBanking mit YES4trade

Zahlungseingang ZEP mit OnlineBanking flott und übersichtlich in Ihrem Onlinehandelssystem prüfen (lassen)

Ihre Zahlungseingangsprüfung oder auch: Zahlungseingang ZEP ist das YES4trade Modul, über welches Sie den laufenden Zahlunsgseingang auf Ihrem Bankkonto (Überweisungen Ihrer Kunden) importieren und Ihren Aufträgen zuweisen.

Durch diese Zuweisung ändert sich der jeweilige Auftragsstatus. Was beim Wechsel zum Status „Bezahlt“ Ihre Aufträge für Versand oder Warenausgabe freigibt, schließt beim Wechsel zu „Abgeschlossen“ (Kauf auf Rechnung) diesen Vorgang regulär ab.

Sie können hier ebenfalls Teilzahlungen zuweisen, welche den Status des Auftrags unberührt lassen, aber im Zahlungseingang ZEP stehen bleiben und für Ihren Kundendienst im Auftrag weiterhin ersichtlich sind. Sie können eine Zahlung einem oder mehreren Aufträgen und ebenso mehrere Zahlungen einem Auftrag zuweisen.

  • Es werden nur positive Kontobewegungen importiert
  • Zugewiesene Zahlungen verschwinden aus Ihrem Zahlungseingang ZEP
  • Es werden alle Aufträge berücksichtigt, zu denen gemäß Status die Zahlung noch aussteht
  • In Ihren Aufträgen sind alle Zahlungen direkt zu finden und können genauso einfach wieder aufgehoben werden. Sie landen wieder in Ihrem Zahlungseingang ZEP.

Es gibt für die Zuweisung im Zahlungseingang ZEP sowohl die automatische und Ihre interne, manuelle Prüfung.

In YES4trades automatischer Prüfung werden drei übereinstimmende Merkmale geprüft. Bei Ihrer manuellen Durchsicht werden anhand der vorliegenden Übereinstimmungen alle Aufträge aufgelistet, die in Frage kommen. Dabei werden übereinstimmende Werte farblich hervorgehoben.

Zu beiden Prüfungsmethoden erhalten Sie jeweils eine Übersicht und entscheiden dann über die endgültige Zuweisung.

Über den Reiter “Verwaltung” gehen Sie in den “Zahlungseingang” oder dessen Prüfung ZEP.

YES4trade: Zahlungseingang ZEP und Onlinebanking, hier Zahlungsverwaltung

Sie finden oben rechts (zweites Bild nach diesem Text) gleich einen Button „Import“. Mit einem Mausklick darauf kommen Sie auf der Seite nach unten direkt zum Datenimpoprt.

Hier wählen Sie nun über das Aufklappmenü den Dateityp Ihrer Banking-Software aus. In diesen Beispiel benutzen wir Starmoney. Bei Sparkassenexporten kann es zu Unterschieden der verfügbaren CSV-Datei kommen, probieren Sie gern die verschiedenen Sparkassen Importe aus. Sie können uns ebenso einfach einen Export Ihres Bankingprogramms senden, damit wir einen weiteren Exporttyp für Ihr Geldinstitut hinterlegen.

 

Bei einem erfolgreichen Import wird Ihnen eine entsprechende Meldung im Kopfbereich der aktiven Seite angezeigt. Die Sie darüber informiert, wie viele Datensätze von wie vielen insgesamt vorliegenden importiert wurden. Sollten Sie Zahlungseingänge importieren, die zum Beispiel am Vortag bereits importiert wurden, werden diese ausgefiltert und nicht erneut eingelesen.

Zahlungseingangsprüfung

Wählen Sie zunächst über den Knopf “Bitte Tag auswählen” aus dem Auswahlmenü den Tag der zu prüfenden Zahlungseingänge. Es wird beim Datum die Anzahl bereits vorliegender Zahlungen mit angezeigt.

 

Es gibt nun zwei Möglichkeiten: 1. Automatikfilter, 2. manueller Filter.

1. Automatikfilter

Beim Automatikfilter werden mehrere Zahlungseingänge auf einmal bearbeitet.

Sie erhalten eine Übersicht mit allen Treffern oder ohne Treffer, wenn nichts gefunden wurde, weil Angaben ungenügend waren oder bereits zuvor alle zugehörigen Bankbuchungen eingelesen und bearbeitet wurden).
Wie in diesem Beispiel:

YES4trade: Zahlungseingangsprüfung ZEP, hier ohne passende Bestellungen, da alles schon abgearbeitet

 

2. Manueller Filter

Per Klick auf den Button „Filter“ rechts am Ende einer Bankbuchungszeile erhalten Sie in einem zusätzlichen Fenster die Aufträge angezeigt, bei denen mindestens ein übereinstimmendes Merkmal aus den aktiven Filtern vorhanden ist.

YES4trade: Zahlungseingangsprüfung ZEP mit manuellem Filter

Beim manuellen Filtern wird von Ihnen jeweils ein einzelner Zahlungseingang bearbeitet und von Ihren zuständigen Mitarbeitern passend zugewiesen.

Ein Zahlungseingang zu einem oder mehreren Aufträgen.

Sie bekommen eine Übersicht mit allen Übereinstimmungen. Diese werden Ihnen übersichtlich rot markiert hervorgehoben. Sind die Übereinstimmungen korrekt, haken Sie den entsprechenden Auftrag an und dazu “Beim Zuweisen Bestellstatus auf “Bezahlt” setzen?” gleich neben dem Button “Zuweisen”.

YES4trade: Zahlungseingangsprüfung ZEP manueller Filter Filter klicken und anzeigen

YES4trade: Zahlungseingangsprüfung ZEP manueller Filter Filteranzeige

 

Wenn ein Kunde eine Zahlung zu mehreren Aufträgen leistete und/oder per Filter einfach nicht gefunden wird, können Sie bei der „Notiz“ zum Beispiel die Auftragsnummern, mit Leerstelle getrennt, oder den Namen des Kunden als Suchkriterium benutzen. Wenn Sie nun den Filter erneut ausführen, werden diese Angaben in der „Notiz“ mit beim Filterergebnis berücksichtigt.

Eine Zahlung zu mehreren Aufträgen

YES4trade: Zahlungseingangsprüfung ZEP manueller Filter Notiz anzeigen und bearbeiten

 

Der Auftrag erhält nach jeder Zuweisung automatisch den Status “Bezahlt”.

YES4trade: Zahlungseingangsprüfung ZEP Auftragsstatus wird zu bezahlt nach Zuweisung

 

Wenn ein Kunde mehrere Überweisungen (Teilzahlungen, Raten) zu einem Auftrag leistet, haben Sie die Möglichkeit, unten nach Ihrem Kunden oder Auftrag zu suchen und weisen mehrere Zahlungseingänge einem einzigen Auftrag zu.

Mehrere Zahlungen zu einem Auftrag / Kunden

YES4trade: Zahlungseingangsprüfung ZEP mehrere Zahlungen zu einem Auftrag oder Kunden

 

Die importierten Zahlungseingänge liegen später auch für die Buchhaltung als eigener Export zur Verfügung – werden so von Ihnen direkt in YES4trade einfach gesucht und schnell gefunden.

YES4trade: Zahlungseingangsprüfung ZEP Zahlungseingang Historie

 

Paypal Direktzahlungen werden vom System automatisch zugewiesen und gespeichert.

 

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Zahlungseingang PayPal

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