Versandmanagement

Versandmanagement

Die Versandabwicklung ist ein sehr wichtiger und zugleich umfangreicher Prozess im Tagesgeschäft eines Onlinehändlers.

Um so wichtiger ist eine automatisierte Prozesssteuerung.

Denn wer will schon manuell entscheiden, welche Aufträge versendet werden dürfen. Rechnungen, Lieferscheine, Pack- und Greiflisten von Hand erzeugen und dann vielleicht auch noch die Adressen händisch in die Etikettensoftware eintragen.

Niemand!

Genauso wenig, will man hinterher recherchieren ob und wenn ja wann, mit wem ein Auftrag versendet wurde und auch die Frage nach der Paket-Nr. … wie diese lautet und ob, bzw. wann diese an den Kunden, Marktplatz übergeben wurde.
Alle diese Dinge werden automatisch protokolliert und stehen Ihnen jeder zeit mit wenigen Klicks zur Verfügung.

YES4trade arbeitet linear.
Aus A und B ergibt sich C.
Alle Bereiche stehen in Abhängigkeit zu einander.
Aus einem Ereignis wird ein weiteres initiiert.

Diese Prozesssteuerung macht Ihre Arbeit effektiv und steigert die Effizienz maßgeblich!

Daher läuft auch die Auftragsbearbeitung in YES4trade automatisiert ab.

Dass heißt für den Versand:
Sind die Voraussetzungen erfüllt, wird der Auftrag für das Versandmodul freigegeben. In der Versandabwicklung kann der / die Logistiker bestimmt werden und weitere wichtige Angaben (die nicht in den Stammdaten hinterlegt sind) für den Versand hinterlegt werden (zum Beispiel Kommentar, Teillieferung, …).
Man hat alle Informationen im Überblick.

Im Versandmodul generiert YES4trade entweder automatisch mit dem Versandabschluss  die Dokumente (Rechnungen, Reklamationsscheine, Lieferscheine, Pack- / Picklisten, für die Logistiker und deren Etikettensoftware (Exportdatei/en für zum Beispiel GLS Gepard Connect, DHL EasyLog, Hermes, DPD DelisPrint, UPS Worldship, DHL Internetmarke, …) oder Sie erstellen diese mit einem Klick manuell.

Der Vorteil in der manuellen Erstellung liegt darin, dass Sie den Versandabschluss (als letzten Schritt !) nur mit den Aufträgen durchführen, die auch am selben Tag versendet werden.

Über ein spezielles Scanner-Modul können Sie die nicht verpackten Aufträge sehr schnell und einfach, aus dem Versandabschluss zurück in die Versandvorbereitung geben. So dass diese für den nächsten  Versand vor liegen.

Nach dem Versandabschluss und dem Import der Abschlusslisten aus dem jeweiligen Etikettenprogramm (mit den Paketnummern), werden die Marktplätze (eBay und Amazon) direkt per Schnittstelle (API) und die Kunden selbst, per E-Mail über den Versand benachrichtigt (samt Paketnummer).

Parallel erfolgt die physikalische Bestandsbuchung.

Hat ein Auftrag den Versand durchlaufen, wird ihm je nach Ausgangssituation, dem Auftrag einer neuer Status zugeordnet, zum Beispiel “Abgeschlossen” oder “Versand im voraus erfolgt”. Bei dem Status “Versand im voraus erfolgt” erwartet das System noch einen Zahlungseingang, durch den dann der Status “Abgeschlossen” gesetzt wird. Diese überwacht das automatische Mahnwesen.

Der Prozess des Versandabschlusses – kurz und knapp:
1. YES erzeugt die Exportdatei (CSV) mit den Daten der Aufträge
2. Diese wird in der Etikettensoftware importiert und erzeugt daraufhin die Etiketten
3. Mit dem Tagesabschluss in der Etikettensoftware des Logistikers wird eine Datei erzeugt, die neben unseren Auftragsnummern auch die von  erzeugten Paketnummern beinhaltet
4. Diese Datei wird in YES4trade, in der Versandabwicklung importiert (Erfolg oder Misserfolg wird im Header ausgegeben)
5. Nun können die Versandmeldungen “direkt” aus YES4trade an die Marktplätze (Ebay + Amazon) und an die Kunden (Shop, Ladenverkauf, …) verschickt werden

Eigenschaften des YES4trade-Versands:

Versandkosten können in YES4trade ganz pauschal angegeben werden, zum Beispiel dass alle Produkte mit € 5,- Aufpreis versandt werden.
Komplexer wird die Versandthematik dann schon mit Auslandsversand in verschiedene Zonen (EU, Europa, USA, etc.). Aus Erfahrungen mit unseren Händler wissen wir zum Beispiel das Thema “Versand in die Schweiz” zu respektieren.

Die YES4trade Versandkostenmatrix ist aus diesen Erfahrungen erwachsen und kann selbst komplexe Versandkostenberechnungen ermöglichen. Produkte die stark in Gewicht oder auch im Volumengewicht variieren, verschiedene Versanddienstleister für einen Auftrag, und, und, und.

Anders als bei der freien Gestaltung im Webshop oder der telefonischen Auftragsannahme kann das Thema Versandkosten durch Vorgaben der externen Marktplätze ganz anders aussehen. Bei Ebay beispielsweise gibt es Vorgaben zu Versandkostenhöhen bei bestimmten Warengruppen und Artikel ohne Versandkosten werden häufig besser promotet. YES4trade bietet dem Händler dazu eigene Versandkostenmatrix an, die den Vorgaben des jeweiligen Marktplatzes entsprechen und automatisiert dem jeweiligen Sammlerartikel beigeordnet werden können.

Je nach Unternehmensgröße sind die Ansprüche an Zugangsberechtigungen und verteilter Auftragsbearbeitung sehr wichtig. YES4trade ermöglicht über sein Berechtigungskonzept eine strikte Teilung zwischen den Arbeitsschritten. Der reine Zugang zum Versandmodul und dort auch nur zu bestimmten Funktionalitäten beugt Fehlern und auch Betrug vor. Aber auch wenn man alleine eine höhere Stückzahl täglich verarbeiten muss, so wird man das Versandmodul schätzen. Es ermöglicht die Konzentration auf eine Art der Auftragsbearbeitung. So können zum Beispiel erst einmal alle neuen Aufträge auf besondere Ansprüche geprüft werden oder/und Zahlungen den Aufträgen zugewiesen werden. Zu einem anderen Zeitpunkt und an an einem anderen Ort ermöglicht das Versandmodul dann die effiziente Abarbeitung der anstehenden Versandaufträge.
So wird die Arbeitszeit effizient genutzt und Sie als Händler haben den Kopf frei für andere Tätigkeiten, zum Beispiel den Handel!

Wurde ein Auftrag versandt (oder eine Warenausgabe gemacht) wird der Bestand entsprechend umgebucht (von reserviert zur physikalischen Ausbuchung) und im Auftrag wie im Artikelstamm protokolliert (wer, wann, was). Ein erneuter Versand kann aus diesem Auftrag nicht mehr generiert werden. Für einen erneuten Versand muss entweder eine Reklamation “Ersatzversand” oder ein neuer Auftrag angelegt werden. Nur so kann die Transparenz und auch die Sicherheit in der Auftragsbearbeitung gewährleistet werden. Der doppelte oder gar mehrfache Versand einer Ware aus einem Auftrag heraus bleibt somit nicht dem einzelnen Mitarbeiter überlassen sondern wird systembedingt gesteuert.

Auf alles vorbereitet und offen für Erweiterungen:

  • Sie haben diverse Möglichkeiten Ihre Versandkosten automatisch berechnen zu lassen:WebShop, eBay, national, international, individuell, nach Gewicht, pauschal, nach Menge, Produkt spezifisch, …
  • Zu allen großen Logistikdienstleistern (DHL, DPD, GLS, HERMES, … ) haben wir im Systemschnittstellen. Und wenn eine weitere benötigt wird, dann stellen wir Ihnen diese ebenfalls zur Verfügung.
  • Gerade bei kleinern Unternehmen kann es einen erheblichen Zeitvorteil bedeuten, statt sich mit Packlisten lieber mit entsprechend modifizierten Versand-Etiketten des Logistikdienstleisters zu organisieren.
    Vielleicht besteht auch die Möglichkeit für ein Streckengeschäft oder die Kooperation mit einem Fullfilment-Anbieter.

 

Auszug aus der Versandabwicklung:

 

 


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Versandkosten einrichten

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