Buchhaltung

Der eigene Rechnungsnummernkreis
-> Soll-/Ist-Besteuerung

Da im Onlinehandel immer wieder Aufträge ins System kommen (aus dem Webshop, durch Ebay oder manuell durch Mitarbeiter), welche nicht bezahlt und somit auch nicht zur Auslieferung kommen, werden diese nach einer frei definierten Zeit durch YES automatisch storniert.
Da der Onlinehandel, gerade als Powerseller ein größtmögliches Mass an Flexibilität bis zur letzten Minute der Warenausgabe/des Versands, erforderlich ist, arbeitet YES4trade im Standard mit nur einem Nummernkreis. Sowohl für Aufträge, als auch Rechnungen.

Daraus ergeben sich diverse Vorteile in der Auftragsbearbeitung und eben eine sehr hohe Flexibilität. Dieses ermöglicht nahezu ohne Einschränkungen jederzeit den Auftrag an die geänderte Situation anzupassen – selbst nach Abschluss (Rechnungsstatus durch Leistungsdatum). Vorausgesetzt man hat die entsprechenden User-Berechtigungen.

Da es der gleiche Nummernkreis wie der der Rechnungen (Aufträge bei den es zu einem Leistungsaugleich – Zahlung und Versand gekommen ist) ist, hat man in der Nummernhistorie somit auch Stornierungen. Das stellt seitens des Finanzamtes kein Problem da, muss aber bei einer Prüfung als Beleg mit eingebracht werden.

Für die Buchhaltung gibt es den Orders Export (und weitere), welcher alle Aufträge/Rechnungen eines bestimmten Zeitraums mit allen relevanten Daten als Tabelle erstellt.

Dieses Handling wurde deshalb entwickelt, um die Möglichkeit zu haben, auch im Nachhinein – nach Rechnungserstellung – ohne viel Aufwand flexibel arbeiten zu können. Gerade ein Markt wie zum Beispiel Ebay stellt häufig die Anforderung, spätere Änderungen in vorliegenden Aufträgen durchführen zu können. YES4trade ermöglicht, das dieses ohne einen Umweg über Gutschriften und einen neuen Auftrag realisiert werden kann.

Zusätzlicher Rechnungnummernkreis (FiBu-Nr.:)

Für Kunden die einen separaten Rechnungsnummernkreis für die Rechnungen benötigen (zum Beispiel im Fall der Soll-Besteuerung), bieten wir einen zusätzlichen Rechnungsnummerkreis als Zusatzmodul kostenfrei an. Durch diesen trennen Sie Ihre Aufträge und Angebote von Ihren Rechnungen. Unsere Großhandelskunden sind aufgrund des hohen Angebotsvolumens und der Soll-Besteuerung durch das Finanzamt sehr häufig darauf angewiesen.

Dieser zusätzlichen Rechnungsnummern laufen in YES4trade als “FiBu-Nr.:”

Da die meisten Kunden mit nur einem Nummernkreis arbeiten, ist der Begriff “Rechnungs-Nr.” zum Zeitpunkt der Einführung der “FiBu-Nr.” im System bereits etabliert gewesen. Trotzdem wird in den Rechnungen (sämtlichen Dokumenten) die FiBu-Nr. als Rechnungsnummer ausgegeben.
Möglicherweise müssen dafür in den Templates einige Anpassungen vorgenommen werden.

Die FiBu-Nr. kann automatisch und/oder manuell vergeben werden. Wenn man sich für die automatische Vergabe entscheidet, wird dem Auftrag mit dem Statuswechsel (auf “Bezahlt”, “Abgeholt/Im Voraus versendet” oder “Abgeschlossen”) die FiBu-Nr. automatisch vom System zugewiesen.
Bei der automatischen Vergabe, vergibt YES diese bei einem manuellen Statuswechsel, bei einem Zahlungseingang über die Zahlungseingangsprüfung (ZEP), bei der Bezahlung über die Kasse und auch bei Lieferung auf Rechnung, mit der Versandabwicklung.
Zusätzlich hat man trotzdem die Möglichkeit manuell im Vorwege einem Auftrag eine FiBu-Nr. zuzuweisen.

Um das Modul nutzen zu können, sollten Sie dieses in der Konfiguration bei den Zusatzmodulen installieren.

Eine einmal zugewiesenen FiBu-Nr. kann nicht mehr geändert oder gelöscht werden!

Wichtig!!!
Sollten Sie den Nummernkreis nachträglich ändern wollen, so kommen Sie zuvor auf uns zu, damit es nicht zu Fehlern in der Vergabe kommt. Weitere Details zur Handhabe erfahren Sie gern in einem persönlichen Gespräch.

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