Kurzanleitung: Auftragserfassung

Kurzanleitung: Auftragserfassung

Basis-Kurzanleitung „Auftragserfassung“

 

Kunden und Aufträge

Menü: Auftragswesen

Das Auftragswesen stellt die Schnittstelle zu Ihren Kunden dar. Alle Vorgänge (Angebote, Bestellungen, Käufe, Reklamationen, Zahlungen, Korrespondenzen, etc.) laufen hier zusammen und sind für alle Mitarbeiter schnell und übersichtlich einsehbar. Der Menüpunkt „Auftragswesen“ untergliedert sich in die folgenden Untermenüpunkte: Kundengruppen, Kunden, Aufträge, Warenausgabe, Reklamationen, Retouren, Rückerstattungen, Mahnungen, RA Exporte.

 

Kundengruppen

Jeder Kunde wird einer Kundengruppe zugeordnet. Die Kundengruppenbezeichnung wird von Ihnen gewählt. Jede Kundengruppe kann unterschiedliche Merkmale aufweisen.

  • klicken Sie oben links auf den Button „Neue Kundengruppe
  • das Fenster „Kundengruppe“ erscheint
  • auf der rechten Seite legen Sie die Merkmale fest und bestätigen unten mit dem Button „Einfügen

 

Hinweis:

Bereits angelegte Kundengruppen können in ihren Merkmalen geändert oder vollständig gelöscht werden.

 

  • klicken Sie die Kundengruppe an, die geändert werden soll
  • rechts wird die bestehende Kundengruppe namentlich angezeigt
  • gehen Sie auf „Bearbeiten“ oder „Löschen“
  • gewünschte Einstellungen vornehmen
  • mit dem Button „Aktualisieren“ bestätigen

 

Hinweis:

Kundengruppen in denen es bereits Kundenaufträge gibt, bitte nicht umkonfigurieren. Sollen Kunden aus der bestehenden Kundengruppe ein anderes Rechnungslayout erhalten, dann legen Sie eine neue Kundengruppe an und weisen sie den betreffenden Kunden zu. Andernfalls kommt es zu Fehlern in der Berechnung.

 

 

Kunden

Neue Kunden können manuell im System angelegt werden, indem sogenannte Stammdaten eingepflegt werden.

  • klicken Sie oben links auf den Button „Neuer Kunde“
  • das Fenster Kundenkonto erscheint
  • hinterlegen Sie hier die Stammdaten Ihres Kunden
  • bestätigen Sie unten rechts durch „Einfügen“

 

Hinweis:

Auf diese Basisdaten greift das System dann ab sofort als Standardadressvorlage zurück. Diese wird auch als „Default (Standard) Adressbucheintrag“ gekennzeichnet. Werden eine gesonderte Rechnungs-, Versand- oder Kundenadresse gewünscht, so müssen sie im Adressbuch-Eintrag den Adress-Typ entsprechend auswählen.

 

 

Zusätzlich stehen Ihnen weitere Eingabefelder für kundenspezifische Informationen zur Verfügung.

Neben der manuell angelegten Kundenkartei, hinterlegt YES zudem automatisch, Kundendaten von jeder anderen integrierten Online-Plattform (Ebay, Amazon, eigener WebShop, etc.). Über die E-Mailadresse wird der Kunde bei Verkäufen erkannt.

Alle Kundendaten – Aufträge, E-Mails, Memo’s, … – werden im CRM (der Gesamtübersicht des Kunden) automatisch aufgeführt.

Das CRM-System verwaltet alle Kundenvorgänge.

 

Kunden bearbeiten

Alle Kunden, die im System bereits angelegt wurden, sind nun als Liste für Sie sichtbar und stehen systemweit zur Verfügung. Kunden können hier in ihren Stammdaten bearbeitet werden.

  • klicken Sie den Kunden an, der geändert werden soll
  • rechts (Info-Fenster) wird der Kunde namentlich angezeigt
  • gehen Sie auf „Bearbeiten“ oder eine weitere Option
  • gewünschte Einstellungen in den Stammdaten vornehmen
  • mit dem Button „Aktualisieren“ bestätigen

 

 

CRM (Kunden-Gesamtübersicht)

Zentrales dynamisches Kundenkonto

 

Aufträge von Kunden

Um einen Auftrag zu erstellen, wird immer vorher ein Kunde benötigt. Sollen keine  spezifischen Kundendaten erfasst werden, so bietet YES4trade den „Kassenverkauf“ an. Dabei geht die Zuweisung auf die Kasse (Kunde Kasse).

In diesem Menüunterpunkt geht es um die reine Auftragsbearbeitung bzw. -verwaltung. Eine Auftrags- oder Angebotserstellung ist hier nicht möglich, diese erfolgt im Menü „Kunden“. Der Bearbeitungsumfang richtet sich nun nach der Berechtigung des Anwenders. Berechtigungen werden, nach Absprache mit dem Kunden, durch YES4trade vergeben.

Sie können jetzt Aufträge nach diversen Suchkriterien ermitteln. Dieser Suchbereich ist im oberen Bereich angeordnet. Wenn Sie standardmäßig mit einem Suchkriterium arbeiten möchten, können Sie diesen einrichten.

Dazu gehen Sie auf:

  • Ihre „account-Seite“ (als „Admin“ im eigenen Webshop)
  • klicken auf „Mein Konto“
  • scrollen nach unten zu YES Admin Usereinstellungen
  • wählen den gewünschten Standdardsuchmodus aus
  • hinterlegen Sie ggf. eine eigene Sigantur

 

Differenzierung der einzelnen Auftragsstatus

YES4trade arbeitet in Prozessen. Jeder Auftrag durchläuft so einen Prozess. Je nach erreichtem Stand, ändert sich der Status des Auftrags.

Stati:

  • Ebay Upselling

Ebay Upselling stellt den ersten Status bei Ebay Verkäufen dar. Erst durch eine Ebay Kaufabwicklung kommt es zum Status „Offen“ oder „Bezahlt“. Eine Auftragsbearbeitung ist hier, systemseitig, nicht möglich! Erst eine manuelle Änderung auf den Status „Offen“ lässt eine weitere Bearbeitung zu.

Ändern Sie den Status – beenden Sie das „Upselling“.

Bedenken Sie aber, dass Änderungen die nun aus der Ebay Kaufabwicklung kommen, nicht mehr in den Auftrag übernommen werden. Das interne Kommunikationssystem verschickt bei Änderungen in so einem Fall eine Nachricht 7 Notiz. Wenn Sie diese in den Nachrichten als Systemnachricht deklarieren, werden Sie per Popup (kleines Fenster) automatisch über nachträgliche Änderungen informiert. Details zu den Systemnachrichten finden Sie hier.

  • Offen

Standardstatus, es ist noch keine Bezahlung erfolgt!

  • In Bearbeitung

wird von Ihnen manuell gesetzt

  • Bezahlt

eine Auftragszahlung ist durch den Käufer oder durch Marktplätze (Amazon, Ebay,
etc.) erfolgt

  • Abgeholt / im Voraus versendet

der Auftrag wurde noch nicht bezahlt! Die Ware aber bereits durch die Warenausgabe
herausgegeben oder versendet

  • Abgeschlossen

Rechnung bezahlt, Versand oder Warenausgabe erfolgt

  • Storniert

Vorgang wurde aufgehoben

  • Angebot

Ein Angebot kann, abhängig von der Konfiguration, bindend mit Bestandsreservierung
oder frei bleibend sein. Ein Angebot kann storniert oder zu einem Auftrag werden.

Darüber hinaus gibt es weitere, spezielle Stati. Je nach Konfiguration des Systems – den individuellen Anforderungen.

Weitere Details zur Auftragsverwaltung finden Sie hier.

Reklamation

Es gibt die unterschiedlichsten Gründe für eine vom Kunden reklamierte Ware (Ware defekt, Falschlieferung, etc.). Damit Sie aber eine Reklamation durchführen zu können, muss für einen erneuten Versand eines bereits über das Versandmoduls abgewickelten Auftrags, eine Reklamation angelegt werden mit dem Vermerk der erneuten Versendung.

Hinweis:

Nur Aufträge, die den Status „abgeschlossen“ oder „abgeholt/im Voraus versendet“ haben, können reklamiert werden!

 

Dazu gehen Sie in:

  • den Menüpunkt „Auftragswesen -> Aufträge“
  • markieren den entsprechenden Kunden
  • gehen auf bearbeiten
  • und dann auf den Button „Reklamation“

 

Nun können Sie zwischen den einzelnen Reklamationsarten wählen.

  • Widerruf/Rücktritt

Der Kunde schickt seine Ware zurück. YES bietet hier die Option einer Rückerstattung  oder eine Retoure zu veranlassen. Hier hat man die Möglichkeit die Ware zurück zu buchen:

  1. Ware einwandfrei -> Rückbuchung unter gleicher PID in den Bestand
  2. Ware defekt – >Kommentieren, Einbuchung als Dublikat mit neuer PID als Retouren-Produkt

Sollte der Kunde diese Ware nun statt erstattet zu bekommen, mit einem neuen Auftrag verrechnet haben wollen, fügt man in dem neuen Auftrag unter „Artikel bearbeiten“ den Systemartikel „Gutschrift/Gutschein aus Auftrag Nr.:“ ein und bezieht sich dabei auf den Widerruf (die Nummer des Widerrufs), gibt bei diesem den entsprechenden Betrag als Negativwert ein (zum Beispiel „-14.95“).

YES berücksichtigt daraufhin das Guthaben in dem neuen Auftrag – verrechnet das Guthaben mit den anderen Artikeln.

  • Nur Rückerstattung

Hier geht es ausschließlich darum, zu einem Kunden bzw. zu einem Auftrag den Vorgang einer Rückerstattung anzulegen und zu dokumentieren. Der maximale Betrag je Rückerstattung orientiert sich an dem Auftragswert.

  • Defekt/Ersatzversand

Der Kunde hat beschädigte Ware erhalten und soll Ersatz bekommen. Zum Zwecke der Abholung können Sie für die Abholung eine Retoure anlegen und an den kooperierenden Logistiker übergeben.

Im Moment der Anlage dieses Reklamationstyps reserviert YES4trade die in der Reklamation ausgewählten Artikel. Die Ausbuchung erfolgt über den Versand oder die Warenausgabe!

  • vereinfachte Warenrücknahme (lokal – Einzelhandel)

Der Mitarbeiter hat hier die Möglichkeit mit wenigen Klicks, Ware zurück zu nehmen (zum Beispiel auf die eigene Filiale) zurück zu buchen, unabhängig davon, ob sie
beschädigt oder unbeschädigt ist. Es spielt dabei auch keine Rolle, aus welchem Lager/Filiale die Ware ursprünglich ausgegeben wurde. Das System protokolliert wie
immer den gesamten Vorgang und informiert zuständige Mitarbeiter per Meldesystem.

  • Gutschrift und Artikeltausch

Darüber hinaus kann er die Waren auch direkt mit einem neuen Auftrag verbuchen.

  • Falschlieferung / Neuversand

Bestellte Ware wird entweder an die falsche Adresse geschickt oder entspricht nicht der tatsächlichen Lieferung. Bei dieser Reklamationsart findet keine erneute Bestandsbuchung statt. Hier soll lediglich der Vorgang für den erneuten Versand – (ggf. auch eine Retoure) dokumentiert werden.

Diese Reklamationsvariante bietet zudem die Möglichkeit beim eigentlichen Produkttitel einen zusätzlichen Texthinweis zur falsch gelieferten Ware (pID) zu hinterlegen und somit dieses zusätzlich beim Produkttitel (neben den weiteren Kommentaren) zu vermerken.

 

Retouren

Es gibt die unterschiedlichsten Gründe für eine vom Kunden reklamierte Ware (Ware defekt, Falschlieferung, etc.). Damit Sie aber eine Reklamation durchführen zu können, muss für einen erneuten Versand eines bereits über das Versandmoduls abgewickelten Auftrags, eine Reklamation angelegt werden mit dem Vermerk der erneuten Versendung. Ob Sie bei dieser eine Retoure als Teil eines Reklamationsvorgang erstellen, hängt von den eigene Unternehmensprozessen – Ihrer Arbeitsweise ab.

 

Mahnungen

Das YES4trade Warenwirtschafts- und Kundenbeziehungsmanagementsystem verfügt über ein voll integriertes Mahnwesen. Grundsätzlich werden alle Bestellungen angemahnt, unabhängig davon, ob es sich um eine Webshop-Bestellung, Ebay-Bestellung oder eine per Hand angelegte Bestellung handelt.

  • Bei einer nicht bezahlten Ware, werden automatisch drei Mahnungen verschickt, bevor sie storniert und dem verfügbaren Bestand wieder gutgeschrieben wird
  • Mahnungen werden per E-Mail verschickt
  • Der Mahnzyklus und der Mahntext können individuell eingegeben werden

 

Sollten Sie jedoch ein manuelles Mahnwesen wünschen, wenden Sie sich bitte an den Support. Verhängen Sie nur über einen realistischen Zeitraum eine Mahnsperre, andernfalls wird die verkaufte Ware unverhältnismäßig lange gesperrt und das Geld dafür ggf. nie eingefordert.

 

In der CRM Übersicht werden die Auftragsnummern entsprechend der Mahnstufen farblich markiert.

  • Erste Mahnung: gelb
  • Zweite Mahnung: orange
  • Dritte Mahnung: rot

 

Zusatzfunktion bei Ebay-Bestellungen:

Bei Ebay-Bestellungen wird automatisch bei der 2. Mahnung eine sogenannte „Unstimmigkeit“ bei Ebay eröffnet. Sie erhalten dadurch die Möglichkeit eine Rückerstattung der Verkaufsprovision beim Ebay-Unstimmigkeiten-Portal zu beantragen. Bitte beachten Sie jedoch, dass dies nur innerhalb einer bestimmten Frist (bitte bei Ebay erfragen oder nachlesen) möglich ist. Wir empfehlen daher, regelmäßig auf Unstimmigkeitsnachrichten von Ebay zu achten.

Alle Aufträge die nicht über das automatische Mahnwesen abgewickelt werden, entweder weil das Mahnwesen deaktiviert wurde oder einige Kunden/Aufträge vom Mahnwesen ausgeschlossen wurden, finden Sie in der Gesamtübersicht „Mahnwesen“.

 

Tipp:

Verhängen Sie nur über einen realistischen Zeitraum eine Mahnsperre, andernfalls wird die verkaufte Ware unverhältnismäßig lange gesperrt und das Geld dafür ggf. nie eingefordert. Denken Sie auch an Fristen (z:b. bei eBay).

 

Ausnahmefälle:

In bestimmten Fällen ist es notwendig einzelne Aufträge oder einen Kunden vom Mahnwesen (temporär oder unbegrenzt) auszuschließen. YES4trade bietet in der Detailansicht einer jeden Rechnung einen entsprechenden Button, um diese eine Rechnung vom Mahnwesen auszuschließen.

Ausschluss von Bezahlarten

Ebenso ist zu überlegen ob man einzelne Bezahlmethode aus dem Mahnwesen heraus nimmt, da die Kontrolle durch einen Paymentpartner statt findet. Aber auch hier muss sich fragen, in wie weit man dieses abgeben will.

 

Bei Fragen kommen Sie bitte auf uns zu:
Tel: 040-209314800
E-Mail: info@yes4trade.de

 

 

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