Interne Kommunikation, Termine, Notizen

Interne Kommunikation, Termine, Notizen

Kommunikation als zentrale Aufgabe im Handel

Kommunikation: Systemnachrichten und Notizen, Termine und interne Meldungen

YES4trade liefert diverse Nachrichten an entsprechend berechtige Mitarbeiter. Vor allem bei Abweichungen vom Normalfall. Zu relevanten Vorgängen gibt es demzufolge Meldungen. In YES4trade in Form von Notizen. Der gesamte Bereich Kommunikation, ob innerhalb der Firma oder mit Außenstehenden, wird bei YES4trade als wichtigster Teil Ihres Handels-Geschäftes gesehen.

Systemmeldungen oder Systembenachrichtigungen sind etwa Nachrichten direkt von oder zu Ebay-Vorgängen.

Weitere konkrete Beispiele:

Kundennachricht in Kaufabwicklung, Mengenauffüllung hat nicht geklappt, Angebot wurde vorzeitig beendet, automatisches Einstellen hat nicht geklappt, …).

Es können ebenso Terminerinnerungen sein, die Sie sich selbst oder ein Kollege Ihnen im internen Kalender hinterlegte. Ebenfalls ist es möglich, bestimmte Mitarbeiter über einen Wareneingang oder eine Reklamation zur weiteren Bearbeitung zu informieren.

Sie legen mit YES4trade in fast allen Bereichen Quick-Notizen“ an, wenn Sie es wünschen. Diese werden mit einem Termin hinterlegt und beinhalten immer den Link, wo und wozu sie erstellt wurden. Darüber sind hinaus auch Rundschreiben an alle Mitarbeiter möglich, die anstatt per E-Mail direkt im YES4trade Warenwirtschafts- und Kundenbeziehungsmanagementsystem per Popup zum hinterlegten Termin bei allen angemeldeten YES Benutzerinnen und Benutzern erscheinen.

Alle hinterlegten Quick-Notizen stehen im eigenen Kalender von YES4trade

Verwalten Sie Ihre Notizen für Sie optimal

Zur Verwaltung bietet YES4trade den Menüpunkt ‚Mailmaster/Tools -> Notizen‘. Hier liegen infolgedessen von allen Mitarbeitern Notizen oderMeldungen. Quasi Ihr YES-interner Posteingang.

Entsprechend der jeweiligen individuellen Rollen- oder Funktions-Berechtigung. Ähnlich einem E-Mailprogramm werden diese Miteilungen verwaltet. Jeder legt sich eigene Ordner und Filter an. Zusätzlich erreichen Sie hierüber Ihren internen Kalender zur Verwaltung Ihrer Termine.

 

Systembenachrichtigung, Filterregeln

Filter können dynamisch arbeiten. Sie verschieben Nachrichten in Verzeichnisse. Oder sie melden diese direkt. Sie setzen es einfach um mit  „Als Systembenachrichtigung speichern„.
Dadurch können Mitarbeiter bei Eingang eines bestimmten Nachrichtentyps (zum Beispiel Ebaykäufer Nachricht*) vom System informiert werden.

Beispiele:
Ihr Kunde hat bei eBay oder in Ihrem Webshop in der Kaufwicklung eine Nachricht geschrieben.
Betreff der Nachricht könnte sein: eBay Käufer Nachricht Re-Nr 1554.

Wenn Sie einen Filter erstellen eBay Käufer Nachricht*, bei welchem man „Als Systembenachrichtigung speichern“ anhakt, erhalten Sie in solchen Fällen jeweils Systemmeldungen. Sobald der Verkauf eingelesen wird.

Hinweis:

Sollte der Verkauf nicht per SOAP, also direkt, von eBay gemeldet werden, holt sich YES diesen über sogenannte Cronjobs später von eBay. Dann erhält der neue Betreff dieser Nachricht „CRON:“ vorweg.
Um auch über diese Meldungen informiert zu werden, legen Sie sich einen weiteren Filter mit der Regel „CRON: eBay Käufer Nachricht*“ an.

Nachrichten nach Wichtigkeit bewerten

Um zu erkennen, welche Nachrichten für Sie selbst wichtig sind, also einfach eigene Notizen durchsehen. Meist erkennt man bereits am Namen oder Betreff, was dann für einen selbst wichtig ist. Schließlich durchdringt Kommunikation das gesamte Unternehmen.

Sie können sich also individuelle Filterregeln erstellen. Sie vergeben dazu einen Namen und Legen bei „Inhalt der Filterregel“ den ersten Teil des Betreffs der zu filternden Notiz mit einem abschließenden Stern (*) an. Nun können Sie noch entscheiden, was mit solchen Notizen (der Stern ist die wildcard … alles, was danach kommt, spielt keine Rolle), passieren soll.

  • Verschieben in ein spezielles Verzeichnis
  • und/oder optional
    • als gelesen markieren
    • „Als Systembenachrichtigung speichern“
      -> In diesem Fall erhalten Sie ein Popup angezeigt, sobald eine entsprechende Notiz erstellt wird


Ein weiteres kleines Beispiel:

Ihr Kunde kauft bei Ebay aus zwei unterschiedlichen Auktionen/Angeboten – nutzt aber „nicht“ die Kaufabwicklung von Ebay. In YES4trade werden daraufhin zwei Aufträge angelegt und weil er die Ebay Kaufabwicklung „nicht“ nutzt, werden diese auch „nicht“ automatisch zu einem Auftrag zusammengefasst. Nach ein paar Tagen zahlt er per Paypal den Gesamtbetrag.

Nun wird YES die Zahlung zwar in den Aufträgen vermerken, diese aber nicht auf „Bezahlt“ setzen, da der Betrag weder zu dem einem, noch zu dem anderen Auftrag genau passt.

YES versendet nun an die berechtigten Mitarbeiter die Notiz mit dem Betreff „Betrag unstimmig in Paypal Zahlung Auftrag 123456 von Matha Musterfrau

Wenn Sie sich einen Filter – eine Filterregel – anlegen, mit dem Inhalt „Betrag unstimmig in Paypal Zahlung Auftrag*“ und den Haken setzen bei „Als Systembenachrichtigung speichern„, erhalten Sie in dem Fall von YES4trade eine Systembenachrichtigung (kleines Popup), welche Sie sofort darauf hinweist. Dieses Vorgehen ermöglicht Ihnen, umgehend darauf zu reagieren – den Vorgang wieder in Ihren normalen Prozess einzugliedern.

 

Notizen in YES4trade in der Kommunikation

Die YES4trade Notizen

Das Notizen-System hat im wesentlichen drei Hauptaufgaben.

  • Hierüber bekommen Sie beispielsweise Systemmeldungen,
    • wenn etwas nicht so lief, wie es sollte. Das kann etwa eine abgebrochene Zahlung durch Paypal sein, auf die Sie aufmerksam gemacht werden möchten.
    • wenn alles geklappt hat und Ware eingetroffen ist.
  • Als internes Benachrichtigungssystem zwischen Ihren Mitarbeitern. Zudem mit Rundmail-Funktion.
    • Sie müssen nicht für alle Mitarbeiter Email-Konten anlegen.
    • Sie können Ihren Notizen ebenfalls eine Erinnerungsfunktion zufügen. Für sich selbst oder für Andere. Delegieren Sie Arbeiten, ohne Überblick zu verlieren.
  • Zur Verwaltung und Erinnerung an eigene Termine
    • auch für Termine von Kollegen.
    • auch für allgemeine Notizen.

 

„Ihr Mehrwert liegt in Automatisierung und interner Verwaltung aller Arbeitsabläufe. Womit Effektivität und Effizienz Ihrer Arbeit erheblich gesteigert werden!“ (Burak Agri)

 

Weitere Beispiele:

Je nach Berechtigung erhalten Sie ebenso Nachrichten, die Sie nicht unbedingt interessieren. Das kann eine Fehlermeldung von Ebay sein, zum Beispiel eine Bewertung hat angeblich nicht geklappt. Oder es betrifft Themen, für die Sie zwar berechtigt sind. Die Sie aber gar nicht selbst bearbeiten.

In solch einem Fall erstellen Sie sich eine Filterregel. Damit Mailmaster Nachrichten automatisch in einen anderen Ordner verschiebt. Sowie als gelesen markiert. So gehen diese Nachrichten nicht verloren. Sie stören Sie aber auch nicht mehr. In Notizen stehen im Eingang somit nur noch genau die Nachrichten, die Sie wirklich interessieren.

Schritt 1)

 

Schritt 2)


Liste von Filterregeln

Hier eine kurze Auflistung interessanter Systemnachrichten und Filterregeln „Als Systembenachrichtigung speichern„:

  • eBay Käufer Nachricht*
  • eBay Zahlung*
  • PayPal Zahlung Auftrag*
  • CRON: eBay Käufer Nachricht*
  • CRON: Fehlende Transaktionsnummer*
  • Kombinierte eBay*
  • Filialtransfer*
  • Bestandsexport*
  • Einstellen aus Sammlerartikel fehlgeschlagen*
  • Fehler im Shop-Frontend*
  • Paypal Zahlung unbekannt*
  • Abgelaufene Einstellautomatik*
  • Sammlerprodukt*
  • Autom. Revise Auktion*
  • Gesamtumsatz Limit*
  • SOAP: Auktionsbestand nicht automatisch erhoeht*
  • Kommentar zu Auftrag*
  • SOAP Automatische Bewertung*
  • CRON: Automatische Bewertung*
  • eBay Completesales*
  • Paypal Callback Refunded*
  • Paypal Callback Completed*
  • Amazon Bestandsabweichung*
  • Paypal Aktion: Refunded*
  • Sonderangebot*
  • Mahnstufe 3*
  • Import kombinierter Ebayauftrag fehlgeschlag*

 

 

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