Interne Kommunikation, Termine, Notizen

Interne Kommunikation, Termine, Notizen

Systemnachrichten und Notizen

YES4trade liefert diverse Nachrichten an entsprechend berechtige Mitarbeiter, vor allem bei Abweichungen vom jeweiligen Normalfall . Zu allen relevanten Vorgängen gibt es dann Meldungen in Form sogenannter Notizen.

Systemmeldungen oder Systembenachrichtigungen sind etwa Nachrichten direkt von oder zu Ebay-Vorgängen.

Beispiele: Kundennachricht in Kaufabwicklung, Mengenauffüllung hat nicht geklappt, Angebot wurde vorzeitig beendet, autom. Einstellen hat nicht geklappt, …).

Es können auch Terminerinnerungen sein, die Sie sich selbst oder ein Kollege Ihnen im internen Kalender hinterlegte. Ebenso ist es möglich, bestimmte Mitarbeiter über einen Wareneingang oder eine Reklamation zur weitere Bearbeitung zu informieren.

Sie legen mit YES4trade in fast allen Bereichen „Quick-Notizen“ an, wenn Sie es wünschen. Diese werden mit einem Termin hinterlegt und beinhalten immer den Link, wo und wozu sie erstellt wurden. Darüber sind hinaus auch Rundschreiben an alle Mitarbeiter möglich, die anstatt per E-Mail direkt im YES4trade Warenwirtschafts- und Kundenbeziehungsmanagementsystem per Popup zum hinterlegten Termin bei allen angemeldeten YES Benutzerinnen und Benutzern erscheinen.

Alle hinterlegten Quick-Notizen stehen im eigenen Kalender von YES4trade

Zur Verwaltung bietet YES4trade den Menüpunkt ‚Mailmaster/Tools -> Notizen‘. Hier liegen von allen Mitarbeitern die Notizen/Meldungen, quasi Ihr YES-interner Posteingang. Entsprechend der jeweiligen individuellen Rollen- oder Funktions-Berechtigung. Ähnlich einem E-Mailprogramm werden diese Miteilungen verwaltet. Jeder kann sich eigene Ordner und Filter anlegen. Zusätzlich erreichen Sie hierüber Ihren internen Kalender zur Verwaltung Ihrer Termine.

 

Systembenachrichtigung, Filterregeln

Die Filter können dynamisch arbeiten – Nachrichten in Verzeichnisse verschieben oder direkt melden – „Als Systembenachrichtigung speichern„.
Dadurch können Ihre Mitarbeiter bei Eintreffen eines bestimmten Nachrichtentyps (zum Beispiel Ebaykäufer Nachricht*) vom System mit Popups informiert werden.

Beispiele:
Ihr Kunde hat bei eBay (oder in Ihrem Webshop) in der Kaufwicklung eine Nachricht geschrieben.
Der Betreff der Nachricht könnte lauten „eBay Käufer Nachricht Re-Nr 1554„.

Wenn Skie sich einen Filter erstellen „eBay Käufer Nachricht*„, welchen man „Als Systembenachrichtigung speichern“ aktiviert (anhakt), erhalten Sie in solch einem Fall eine Systemmeldung, sobald der Verkauf eingelesen wird.

Hinweis:

Sollte der Verkauf nicht per SOAP (direkt) von eBay gemeldet werden, holt sich das YES System diesen über einen sogenannten Cronjob verzögert von eBay ab. In diesem Fall erhält der neue Betreff dieser Nachricht „CRON:“ vorweg gesetzt.
Um auch über diese Meldungen informiert zu werden, legen Sie sich einen weiteren Filter mit der Regel „CRON: eBay Käufer Nachricht*“ an.

Um herauszufinden, welche Nachrichten für Sie selbst wichtig sind, einfach mal die eigenen Notizen durchschauen. Meist erkennt man bereits am Namen (Betreff), was für einen selbst wichtig ist.

Sie können sich individuelle Filterregeln erstellen. Sie vergeben einen Namen und Legen bei „Inhalt der Filterregel“ den ersten Teil des Betreffs der zu filternden Notiz mit einem abschließenden Stern (*) an. Nun können Sie noch entscheiden, was mit solchen Notizen (der Stern ist die wildcard … alles, was danach kommt, spielt keine Rolle), passieren soll.

  • Verschieben in ein spezielles Verzeichnis
  • und/oder optional
    • als gelesen markieren
    • „Als Systembenachrichtigung speichern“
      -> In diesem Fall erhalten Sie ein Popup angezeigt, sobald eine entsprechende Notiz erstellt wird


Ein weiteres kleines Beispiel:

Ihr Kunde kauft bei Ebay aus zwei unterschiedlichen Auktionen/Angeboten – nutzt aber „nicht“ die Kaufabwicklung von Ebay. In YES4trade werden daraufhin zwei Aufträge angelegt und weil er die Ebay Kaufabwicklung „nicht“ nutzt, werden diese auch „nicht“ automatisch zu einem Auftrag zusammengefasst. Nach ein paar Tagen zahlt er per Paypal den Gesamtbetrag.

Nun wird YES die Zahlung zwar in den Aufträgen vermerken, diese aber nicht auf „Bezahlt“ setzen, da der Betrag weder zu dem einem, noch zu dem anderen Auftrag genau passt.

YES versendet nun an die berechtigten Mitarbeiter die Notiz mit dem Betreff „Betrag unstimmig in Paypal Zahlung Auftrag 123456 von Matha Musterfrau

Wenn Sie sich einen Filter – eine Filterregel – anlegen, mit dem Inhalt „Betrag unstimmig in Paypal Zahlung Auftrag*“ und den Haken setzen bei „Als Systembenachrichtigung speichern„, erhalten Sie in dem Fall von YES4trade eine Systembenachrichtigung (kleines Popup), welche Sie sofort darauf hinweist. Dieses Vorgehen ermöglicht Ihnen, umgehend darauf zu reagieren – den Vorgang wieder in Ihren normalen Prozess einzugliedern.

 

 

Das Notizen-System hat im wesentlichen drei Hauptaufgaben.

  • Hierüber bekommen Sie beispielsweise Systemmeldungen,
    • wenn etwas nicht so lief, wie es sollte. Das kann etwa eine abgebrochene Zahlung durch Paypal sein, auf die Sie aufmerksam gemacht werden möchten.
    • wenn alles geklappt hat und die Ware eingetroffen ist
  • Als internes Benachrichtigungssystem zwischen Ihren Mitarbeitern, mit Rundmail-Funktion.
    • So müssen Sie nicht für alle Mitarbeiter Email-Konten anlegen.
    • Sie können Ihren Notizen auch eine Erinnerungsfunktion hinzufügen . Für sich selbst oder für Andere – delegieren Sie die Arbeiten, ohne den Überblick zu verlieren.
  • Für die Verwaltung und Erinnerung der eigenen Termine (auch für Termine von Kollegen) und allgemeinen Notizen.

 

„Der Mehrwert liegt in der internen Verwaltung und Automatisierung der Arbeitsabläufe, womit die Effektivität und Effizienz Ihrer Arbeit erheblich gesteigert wird!“

 

Weitere Beispiele:

Je nach Berechtigung erhalten Sie auch Nachrichten, die Sie nicht unbedingt interessieren. Das kann eine Fehlermeldung von Ebay sein (zum Beispiel Bewertung hat angeblich nicht geklappt, …) oder Themen betreffen, für die Sie zwar berechtigt sind, die Sie aber gar nicht selbst bearbeiten.

In so einem Fall erstellen Sie sich eine Filterregel, die diese Nachrichten automatisch in einen anderen Ordner verschiebt und als gelesen markiert. So gehen diese Nachrichten nicht verloren, stören Sie aber auch nicht. In den Notizen stehen im Eingang somit nur noch genau diejenigen Nachrichten, die Sie auch wirklich interessieren.

Schritt 1)

 

Schritt 2)

 

Hier noch eine kurze Auflistung interessanter Systemnachrichten / Filterregeln „Als Systembenachrichtigung speichern„:

  • eBay Käufer Nachricht*
  • CRON: eBay Käufer Nachricht*
  • Kombinierte eBay*
  • Filialtransfer*
  • Bestandsexport*
  • Einstellen aus Sammlerartikel fehlgeschlagen*
  • Fehler im Shop-Frontend*
  • Paypal Zahlung unbekannt*
  • Abgelaufene Einstellautomatik*
  • Sammlerprodukt*
  • Autom. Revise Auktion*
  • Gesamtumsatz Limit*
  • SOAP: Auktionsbestand nicht automatisch erhoeht*
  • Kommentar zu Auftrag*
  • SOAP Automatische Bewertung*
  • CRON: Automatische Bewertung*
  • eBay Completesales*
  • Paypal Callback Refunded*
  • Paypal Callback Completed*
  • Amazon Bestandsabweichung*
  • Paypal Aktion: Refunded*
  • Sonderangebot*
  • Mahnstufe 3*
  • ….

 

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