DPD Delis Print Guide für Paketdatenexport

DPD Delis Print Guide für Paketdatenexport

DPD DELISprint mit YES4trade erfolgreich nutzen

Paketdatenexport zu Delisprint (DPD DELIS print)

Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Ihre Paketdaten aus YES4trade exportiert und an DELISprint übergeben werden. Ihr DPD Delis Print Guide hilft Ihnen dabei, schnell gute Paketdaten mit möglichst geringem Zeitaufwand zu erhalten. Damit Ihr Versand über DPD schnell und effizient vorbereitet ist. DPD DELIS print arbeitet mit YES4trade für Ihren Vorteil zusammen.

Zur Durchführung im Versand bietet DELISprint zwei Methoden:

  1. Sofortiges gesammeltes Drucken aller Etiketten nach Versanddatenimport in DELISprint
  2. Ausdrucken der Etiketten “im letzten Moment” pro fertig verpacktem Paket.

Welche Methode Sie nutzen, hängt von Ihrer Situation und der “Natur” Ihrer Produkte ab.

Für weitere Hilfe zu DELISprint nutzen Sie bitte DPD Support. Er hilft Ihnen mit DPD DELIS Print weiter.

Bei der ersten Methode werden aus YES4trade importierte Versanddaten aus DELISprint als Etiketten gedruckt. Und danach gesammelt an der Verpackungsstation zur weiteren Verwendung gelagert. Gerade bei höherem Aufkommen sollte enorme Sorgfalt mit Etiketten üblich sein. Damit diese nicht während des Packvorgangs verloren gehen. Auch ist es bei größeren Mengen schwierig, den richtigen Auftrag zum jeweiligen Etikett zuzuordnen.

Bei der zweiten Methode speichern Sie Daten nach Import in DELISprint erst einmal ab. Packliste, Lieferschein sowie die Rechnung, die YES4trade ausgibt, können Sie gestalten. Damit sie Ihre Auftragsnummern bereits als Strichcodes enthalten. Sobald also Ihr Mitarbeiter das Paket fertig verpackt und die Versandtasche mit sichtbarem Strichcode angebracht hat, kann jeder DPD-Fahrer ihn per Scanner einlesen.

DPD DELIS Print druckt darauf Etiketten. Die sofort auf Pakete kommen. Ist ein Label bereits gedruckt, meldet es DELISprint. Und bildet somit eine letzte Warnung vor Doppelversand. Durch Netzwerkfunktionalität ebenfalls auf mehreren Rechnern.

YES4trade informiert Kunden im Rahmen des Versandabschlusses per Email über den bevorstehenden Packvorgang. Auf Wunsch mit angehängter PDF-Rechnung.

DPD DELIS Print kann zudem unabhängig von oben erwähnten Arbeitsweisen Kunden zum Tagesabschluss über die Paketnummer und den Link zum Tracking informieren.

Diese Email senden Sie über Ihre eigene Mailadresse. Zudem können Sie sie frei gestalten. Die Mailfunktion beschreiben wir im letzten Teil dieser Serie.


Anpassung von DPD DELIS Print für Datenaustausch

Um es vorweg zu sagen: Es gibt kein Standard „DELISprint-Importdateiformat“! Das heißt, dass Versandvorbereitungssysteme wie YES4trade zwar eine Datei für den Import in DELISprint erstellen. Hierfür passen Sie DELISprint jedoch an. Damit es diese Daten auch versteht. Diesen Prozess zeigen wir hier auf.


Nach Versandabschluß erstellt YES4trade auch Exportdateien für den DELISprint-Export.

Beim Versandabschluss schreibt YES4trade diverse Dateien in die Versandhistorie. Beispielsweise Exportdateien für DELISprint mit dem Namen “dpd-<Zahlen- & Buchstabensalat>.csv”. Klicken Sie hierzu auf den Namen der Datei, wird ihr Inhalt gezeigt. Er sieht dann zum Beispiel für einen einzigen Eintrag so aus:

1;42;;Dieter Heinsen;Teststraße 45;;12345;Hamburg;DE;5;4998;test@yes4trade.de;

Eine Zeile in der Datei bildet einen Datensatz, also einen Versandauftrag. Wie in einer Tabelle sind also einzelne Abschnitte zwischen den Semikolons jeweils eine einzelne Information. Gut zu erkennen ist zum Beispiel der Name und die Adresse, Email-Adresse, die Rechnungsnummer (hier die 42), die Kundennummer (hier 4998). Zu sehen ist auch das Gewicht, hier die 5 für 5kg.

Nach diesem kleinen Infoausflug kommen Sie mit dem Browser-Button “Zurück” wieder zurück zu der Versandhistorie. Die Datei wird jetzt heruntergeladen auf Ihren Rechner mit einem Klick der rechten Maustaste aus das kleine Symbol an Anfang der Dateizeile. Im Browserkontextmenü wählen Sie zum Beispiel bei Firefox und Internet Explorer “Ziel speichern unter…” und plazieren die Datei in einem Ordner, den Sie später auch wieder finden. Es empfiehlt sich, für die tägliche Arbeit einen Ordner für diesen einen Zweck zu erstellen, da DELISprint immer im gleichen Ordner nach aktuellen Import-Dateien sucht.

Wenn Sie in der Versandhistorie mehrere Dateien mit dem Anfang “dpd…” haben, laden Sie alle nacheinander herunter in das gleiche Verzeichnis. Durch den krypischen Zahlen- & Buchstabensalat im Dateinamen wird verhindert, dass Sie andere Dateien dadurch überschreiben und eine versandlogistische Katastrophe auslösen.


DPD DELIS print vorbereiten

Einmalig muß DELISprint nun für die Aufnahme der aus YES4trade exportierten Versanddaten vorbereitet werden. Dieses wird nachfolgend schrittweise erfolgen.

DELISprint ermöglicht auch den manuellen Import von Paketdaten. Dieser ist allerdings mit ein paar Arbeitsschritten mehr pro Importvorgang verbunden. Einfacher ist die Nutzung des zyklischen Imports, der nachfolgend erklärt wird.

Der zyklische Import meint, dass DELISprint in einem festen Intervall (einstellbar mit zum Beispiel 20 Sekunden) in einem Verzeichnis nach Text-Dateien sucht (mit der Dateiendung .txt oder .csv) und versucht, diese zu importieren. Dabei legen Sie als Anwender fest, wie die zu importierenden Dateien von DELISprint interpretiert werden sollen.

Vorgehensweise:
  1. In DELISprint gehen Sie im Menüpunkt “Konfiguration” auf “Konfiguration” und dann auf den letzten Reiter “Zyklischer Schnittstellen Import”. Dort den Haken setzen (siehe Bilder) und auf den Button “Konfiguration” klicken.
  2. Im Popup “Konfiguration Zyklischer Schnittstellenimport” legen Sie zuerst oben ein Verzeichnis fest (Ordner-Symbol anklicken), in dem immer die Export-Dateien aus YES4trade abgelegt werden. Dort wird DELISprint in kurzen Abständen nach neuen Dateien suchen und diese importieren.
  3. Dateiformat: Falls Sie dort das YES4trade-Dateiimportformat noch nicht festgelegt haben und somit ja auch nicht auswählen können, so klicken Sie bitte auf “Neu”.
  4. Haben Sie auf “Neu” oder “Bearbeiten” geklickt, so erscheint nun das neue Popup “Dateiformat erstellen”. Dort übernehmen Sie bitte ebenfalls die Einstellungen aus dem Screenshot weiter unten.
  5. Unter “Regeln bearbeiten” haben wir keine Einstellungen hinterlegt.
  6. Die beiden großen Listen unten dienen dazu, die DELISprint-Datenfeldern und die YES4trade-Importdatei kompatibel miteinander zu machen. Suchen Sie sich bitte aus der linken Liste alle Felder raus, die Sie im Screenshot auf der rechten Seite sehen und nutzen Sie nach dem Markieren des Eintrages den nach rechts zeigenden Pfeil, um den Eintrag auf die rechte Seite zu verschieben. Sind alle Einträge vorhanden, so sortieren Sie die Einträge mit den senkrechten Pfeiltasten.
  7. Diese Voreinstellungen speichern Sie dann mit OK.
  8. Zurück im PopUp “Konfiguration Zyklischer Schnittstellenimport” übernehmen Sie auch hier alle Einstellungen aus dem Screenshot. Im von uns angelegten Unterverzeichnis “Logdateien” legt entsprechend dieser Einstellung DELISprint alle Logdateien ab. Dies kann später auch dazu dienen herauszufinden, welche Auftragsnummer mit welcher Paketnummer versandt wurde.
  9. Diese Einstellungen können Sie nun mit dem Button “TEST” unten testen.

Das war’s

Damit sind alle Einstellungen abgeschlossen. Nun stellt sich die Frage, wie Sie mit DELISprint arbeiten möchten. Dieses ist Thema im nächsten und letzten Beitrag dieser Serie.


Im oberen Teil der Serie wurden bereits diese zwei Arbeitsweisen angesprochen:

  1. Ausdrucken der Versandetiketten direkt nach dem Import
  2. Ausdrucken der Versandetiketten pro Auftrag

Alle Etiketten auf einmal drucken:

Die erste Methode ist eigentlich selbsterklärend. Sobald die Daten in DELISprint vorliegen, können alle Eitiketten auf einmal ausgedruckt werden. Daraus kann sich durchaus der Nachteil ergeben, dass bei einer hohen Anzahl von Versandaufträgen und auf mehrere Personen verteilte Arbeitsaufgaben Etiketten verloren gehen. Zudem ist die Zuordnung der Etiketten zu einem fertig verpackten Karton aus einem großen Stapel Etiketten heraus eher suboptimal.

Ausdruck der jeweiligen Etiketten pro Auftrag:

Über den Menüpunkt “Pakete” und “Versender Scan” startet die Eingabemaske für die Versandabwicklung. Ist YES4trade so eingerichtet worden, dass entweder auf der Packliste oder auf den Versanddokumenten ein Strichcode die Auftragsnummer wiedergibt, so kann nun mit einem Scanner die Auftragsnummer hier eingeben werden. Ist der Scanner korrekt mit einem “Return” nach dem Scannvorgang konfiguiert, so wird ohne weitere Rückfrage die Etikette ausgedruckt. Hierfür ist ein Einzeletikettendrucker (meist im Thermoverfahren) erforderlich. Empfehlungen hierfür bitte im DELISprint-Support erfragen.


Mit dem DELISprint Versender-Scan Versandetiketten einzeln anhand der Auftragsnummer drucken

Ist kein Scanner eingerichtet, kann hier manuell die Auftragsnummer eingegeben werden. Als Auswahlfeld für beide Situationen gilt “Referenz 1”, da dieses durch Sie in der Importschnittstelle für die Aufnahme der YES4trade-Auftragsnummer so hinterlegt wurde (vorheriger Teil dieser Artikelserie).

Weitere Automatisierung bei Aufteilung zwischen Versandvorbereitung und Verpackung:

Gibt es nun eine personelle Differenzierung zwischen der Person, die den Versand mit dem YES4trade vorbereitet, die Daten aus YES4trade exportiert und in DELISprint importiert sowie den Personen, die die Verpackung übernehmen, so empfiehlt sich zusätzlich noch folgende Vorgehensweise:

  1. Im Laufe des Tages landen regelmäßig Versandaufträge im YES4trade-Versandmodul. Die Person, die für die Versandvorbereitung zuständig ist, speichert die Versandaufträge in der Paketliste ab. Die gespeicherte Paketliste finden Sie im YES4trade-Versandmodul unter “Versandabwicklung”.
  2. An dieser Stelle können bereits Packlisten erstellt werden. Diese werden aber auch automatisch zusammen mit den Exportdateien und den Versanddokumenten (Rechnungen, Lieferscheine) nach dem Versandabschluss generiert. Der Versandabschluss sorgt in YES4trade für die Bestandsbuchungen und die Versandbenachrichtigungen der Kunden.
  3. Nach dem Abschluss kann bereits durch den Versandmitarbeiter der Ausdruck der Packlisten sowie der Versanddokumente erfolgen. Er folgt nun der Packvorgang.
  4. Je nach Organisation des Packvorgangs (Pick & Pack pro Auftrag oder Pickliste) und ggf. Endkontrolle nach dem 4-Augen-Prinzip wird im letzten Schritt die Auftragsnummer vom Lieferschein, der Rechnung oder auch der Packliste gescannt und das Etikett gedruckt.
  5. Ein bereits gedrucktes Etikett kann nicht ohne weiteres nochmal gedruckt werden. Diese Funktion kann natürlich auch als endgültige Versandkontrolle genutzt werden kann, um Doppelversendungen zu vermeiden.

Dieser Beispielprozess lässt sich natürlich beliebig abwandeln um auch Ihrer Situation gerecht zu werden. Bei dem Durchdenken Ihrer Arbeitsweisen hilft immer wieder die Frage nach der Effizienz und der Fehlervermeidung. Strukturierte Arbeitsprozesse helfen zudem auch immer dann, wenn es wegen eines hohen Versandaufkommens oder ungewöhnlicher Vorfälle Unruhe ins Geschehen kommt.


Information für Kunden

Zusätzlich zur Benachrichtigungsmail von YES4trade an den Kunden beim Versandabschluß kann DELISprint die Kunden mit einer Mail über die zugeteilte Paketnummer und einem Link zum Statusabruf (Tracking) der Paketsendung informieren.

Wir ergänzen mit diesem Artikel das DELISpint-Handbuch. Dort ist unter Punkt 5.32 die Email-Konfiguration (Handbuch Stand 08/2010) ausführlich beschrieben. Hier hilft Ihnen gerne der DPD-Support weiter.

Es sind folgende Schritte erforderlich

  1. DPD bitten, die Email-Funktion freizuschalten. Dazu gehört auch die Zusendung der Email-Vorlagen.
  2. Email-Vorlage anpassen
  3. Email-Kontoeinstellungen für Versand über SMTP (siehe unten) hinterlegen
  4. DELISprint Email aktivieren

Ergänzende Infos zur Email-Konfiguration mit YES4trade:

Die Kunden-Email-Adresse wird durch den YES4trade-Export an DELISprint übergeben, vorausgesetzt, Sie haben die vorherigen Konfigurationen aus dieser Serie korrekt abgearbeitet.

Als Absenderadresse sollten Sie sich die Email-Adresse aussuchen, mit der Sie auch die Kommunikation zu Ihrem Email-Kundendienst anbieten, da die Kunden bei Nachfragen auf Emails meistens über die “Antworten”-Funktion reagieren.

DELISprint kann an Outlook die Emails zum Versenden übergeben. Dieses können wir im professionellen Einsatz eher nicht empfehlen. Sprechen Sie Ihr Email-Konto besser direkt über das SMTP-Protokoll an. Diese Schnittstelle Ihres Mailservers wird von Email-Programmen (und somit auch von DELISprint) angesprochen, wenn Emails versandt werden sollen.

Nutzen Sie eine Email-Adresse einer Domain, die bei uns für Ihr YES4trade eingerichtet wurde, so gelten für die SMTP-Einstellungen folgende Vorgaben:

  • SMTP-Server: smtp.ihre-domain.de
  • Benutzer: Ihre Email-Adresse
  • Passwort: Ihr Email-Passwort

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