DHL-Easylog / CSV-Export

DHL-Easylog / CSV-Export

DHL-Easylog zum Datenimport von YES4trade-Versandaufträgen konfigurieren

Um versandbereite Aufträge an DHL zu übergeben, gibt es zwei Möglichkeiten. Der unserer Meinung nach aktuell bessere Weg für eine größere Anzahl von Sendungen pro Tag ist eindeutig die Softwärelösung EASYLOG von DHL. Im Weiteren von uns als DHL-Easylog bezeichnet.

Diese wird auf Rechner vor Ort als Einzelplatz- oder Netzwerklösung installiert. Der Support für DHL-Easylog wird von DHL selbst gewährleistet. Weitere Infos erhalten sie unter http://www.dhl.de/de/paket/geschaeftskunden/verpackung-versand/versandsoftware.html.

Für die DHL-Weblösung INTRASHIP stellt YES4trade ebenso eine Exportfunktion bereit.

Konfiguration von EASYLOG für den Import von YES4trade-Auftragsdaten

DHL-EASYLOG ist ein komplexes Softwareprogramm, das sehr viele Versandszenarien abbilden kann. Unsere Kunden berichten uns von umfangreichen Konfigurationsmaßnahmen, die mit Hilfe des DHL-Supports, auch bei Ihnen vor Ort, geleistet werden müssen. Informieren Sie sich rechtzeitig vor Ihrem ersten “echten” Versandvorgang über dessen Umfang. Planen Sie dazu vorausschauend mit einem sehr guten zeitlichen Puffer.

Um es gleich vorweg zu sagen: Es gibt kein DHL-EASYLOG-Importdateiformat!!!

Das heißt, dass Versandvorbereitungssysteme wie YES4trade zwar eine Datei für den Import in EASYLOG erstellen, EASYLOG hierfür jedoch angepaßt werden muss, um diese Daten auch zu verstehen. Diesen Prozess zeigen wir Ihnen hier:

Beim Versandabschluß in YES4trade werden diverse Dateien in die Versandhistorie geschrieben. Abhängig davon, ob Pakete auch ins Ausland gehen, wird eine Datei mit dem Namen “easylog2-<Zahlen- & Buchstabensalat>.csv” für die deutschen Pakete und/oder eine Datei mit dem Namen “easylog-<Zahlen- & Buchstabensalat>.csv” für ausländische Pakete. Wir behandeln zunächst die Datei mit dem Anfang “easylog2…” für in Deutschland bleibende Pakete.

Klicken Sie auf den Namen der Datei, wird ihr Inhalt angezeigt. Der sieht dann zum Beispiel für einen einzelnen Eintrag so aus:

O294P0T1910970002||1|01|110|EUR|Wilfried Tester|||teststr.25||12345|hamburg|DE|testkaeufer@yes4trade.de|40,00|1|4|Re-Nr: 294 1 x [135] Glasvase Mondeo in rot

Eine Zeile in dieser Datei bildet jeweils einen Datensatz, also einen Versandauftrag. Wie in einer Tabelle sind einzelne Abschnitte zwischen senkrechten Trennstrichen eine einzelne Information. Gut zu erkennen ist zum Beispiel der Name und die Adresse, Email, Ihre Rechnungsnummer, die Artikelnummer mit Artikelnamen. Die beiden “1” im dritten und vierten Feld bedeuten die Paketanzahl und das Zielland (1=BRD). Die 110 im fünften Feld steht für ein normales Paket.

Nach diesem kleinen Infoausflug kommen Sie mit dem Browser-Button “Zurück” wieder zurück zu Ihrer Versandhistorie. Die Datei wird jetzt heruntergeladen auf Ihren Rechner mit einem Klick der rechten Maustaste auf das kleine Symbol am Anfang der Dateizeile. Im Browserkontextmenü wählen Sie zum Beispiel bei Firefox und Internet Explorer “Ziel speichern unter…” und platzieren die Datei in einem Ordner, den Sie später auch einfach und schnell wieder finden.

Hinweis: Es empfiehlt sich, für Ihre tägliche Arbeit einen Ordner für diesen Zweck zu erstellen, da hier auch Protokollierungsdateien (Log-Files) der DHL-EASYLOG-Software abgelegt werden.

Wenn Sie in der Versandhistorie mehrere Dateien mit dem Anfang “easylog2…” sehen, laden Sie alle nacheinander herunter in das gleiche Verzeichnis. Durch den krypischen Zahlen- & Buchstabensalat im Dateinamen wird verhindert, dass andere Dateien damit überschrieben werden und eine versandlogistische Katastrophe bei Ihnen auslösen.

Vorbeiten von DHL-EASYLOG zum Datenimport

Ist das DHL-Programm EASYLOG optimal konfiguiert, können Dateien bereits beim Öffnen importiert (“Polling”) und Etiketten ausgedruckt werden, ohne dass ein weiterer Klick vom Anwender erforderlich ist. Diesem Automatismus sollte aber erst langsames Einstellen und gründliches Testen vorausgehen.

Zum Importieren der YES4trade-Dateien muss ein Importfilter für Polling erstellt werden. Dazu klicken Sie in DHL-EASYLOG im Menü auf >>System >>Pollingeinstellungen. Es öffnet sich die “Polling-Übersicht”. Zum Testen sollten die Optionen links das automatische Einlesen (“Polling”) der Dateien vermeiden durch Auswahl von “Import” und auf der rechten Seite “Druckerdialog ausschalten”. Weiter gehts durch Klick auf das Buchsymbol oben rechts (Pfeil im zweiten Bild oben). Nun öffnet sich eine weiße Fläche, in der später Ihre verschiedenen Import-Profile aufgelistet sind. Ob sich dort bereits ein Profil befindet oder nicht ist nicht wichtig. Sie legen mit einem rechten Mausklick auf die weiße Fläche und der Wahl “Neu” ein neues Profil an. Es öffnet sich das Fenster “Polling-Einstellungen”.

Im oberen Teil werden nun Dateipfade und -namen sowie Datenformate der zu importierenden Datei festgelegt. Weiter unten werden die einzelnen Felder aus der Importdatei dazu passenden Feldern von EASYLOG zugeordnet.

  • Bezeichnung: zum Beispiel “YES4trade-Paket Deutschland”
  • Datenquelle: meint das Format und die Anordnung der Quelldaten aus YES4trade – “ASCII Zeichengetr Datei (*.*)”
  • Tabellenname: meint Ihre YES4trade-Datei. Wählen Sie in dem Ordner auf Ihrer Festplatte eine von Ihren YES4trade-Export-Dateien namens “easylog2….csv” aus, in den Sie vorhin die Datei oder mehrere Dateien heruntergeladen haben. Mit der Schaltfläche “[…]” suchen Sie die richtige Datei auf Ihrem Rechner oder in Ihrem Firmennetzwerk. Danach können Sie sich den Inhalt der Datei mit der Lupen-Schaltfläche anschauen.
  • Platzhalter (Counter) benutzen: Auswählen! Später beim Testimport wird eine Zeichenfolge abgefragt, damit künftig nicht immer die Datei mit dem identischen Dateinamen eingelesen wird, sondern der Buchstaben- & Zahlensalat ignoriert wird.
  • Optionen-Schaltfläche (Button): Hier können die Standardeinstellungen übernommen werden, außer ganz unten. Hier muss EASYLOG lernen, wie YES4trde die einzelnen Teilinformationen voneinander getrennt hat, hier nämlich mit einem “|”. Auf einer Windows-Tastatur erreichen Sie das Zeichen meistens auf der Taste “<” bzw. “>” neben der linken “Shift”-Taste. Diese wird angesprochen mit “Alt Gr” + “<“. Sonst können Sie das Zeichen auch oben in diesem Artikel aus dem “easylog2…csv”-Demo-Dateitext herauskopieren. Abschließen Ihrer Bearbeitung erfolgt wie immer mit “Speichern”.

Nun geht es zur Zuweisung Ihrer Import-Datenfelder zu EASYLOG-Feldern. Unten unter “Zuweisung der Felder” sehen sie auf der linken Seite untereinander die Daten, die DHL-EASYLOG benötigt, um einen korrekten Versandauftrag anzulegen. Auf der rechten Seite unter “Quelldatenfelder” symbolisieren die Ordnersymbole mit den Ziffern die durchnummerierten Datenfelder, die aus Ihrer YES4trade-Exportdatei erkannt wurden. Also alle Datenfelder, die jeweils durch das Trennzeichen “|” voneinander abgetrennt sind.

Viele Felder können bei Easylog frei bleiben, andere werden unbedingt benötigt. Ist der Haken bei einem EASYLOG Feld gesetzt, kann dort ein fester Eintrag als erzwungene Vorbelegung eingetragen werden. Ist dieser Haken nicht gesetzt, erfolgt die Zuordnung durch Ziehen der Ordnersymbole von der rechten Seite auf den weißen passenden Feldeintrag. Dazu wird das gewünschte Ordnersymbol mit der linken Maustaste festgehalten und auf das weiße Feld geschoben. Dann wird es losgelassen.

Die Auflistung aller EASYLOG-Felder können Sie mit dem Scollbalken nach unten schieben. Die korrekte Zuordnung sollte so aussehen:

  • Sendungs Ref.-Nr. >> Ordner 1
  • Abs. Ref.-Nr. >> Ordner 2
  • Verfahren >> Ordner 3
  • Teilnahme >> Ordner 4
  • Produkt >> Haken setzen und 101 eingeben (für nationalen Versand) (dieser Punkt wird voraussichtlich demnächst von YES4trade überarbeitet (Stand: 12.2010)
  • Servicesliste >> Ordner 5
  • NN-Währung >> Ordner 6
  • Empf. Name1 >> Ordner 7
  • Empf. Name2 >> Ordner 8
  • Empf. Name3 >> Ordner 9
  • Empf. PLZ >> Ordner 12
  • Empf. Ort >> Ordner 13
  • Empf. Strasse >> Ordner 10 (die Hausnummer wird automatisch eingetragen)
  • Empf. Land >> Ordner 14
  • Empf. Email >> Ordner 15 (für die Email-Benachrichtigung mit der Tracking-Nr.)
  • Gewicht >> Ordner 16
  • Sendungsanzahl >> Ordner 17
  • Verwendungszweck >> Ordner 19

Wurden alle notwendigen Angaben von Ihnen eingepflegt, können Sie Ihre Eingaben mit dem Button “Test” ganz unten auf Schlüssigkeit und Vollständigkeit prüfen. Vor der Ergebnisanzeige werden noch Platzhalterzeichen für Importdateien abgefragt. Sind diese wie im Bild zu sehen eingetragen, erscheint eine kleine Übersicht, wie Ihre YES4trade-Importdaten EASYLOG-Feldern zugeordnet wurden. Wenn Sie sich vorher in YES4trade verschiedene Versandvarianten zurechtgelegt haben, können Sie hier resultierende Unterschiede und, ob diese richtig von Ihnen zugeordnet wurden, ganz gut erkennen.

Wenn Sie Fehler in dieser Beschreibung entdecken, melden Sie uns das bitte umgehend!!!
Da sich YES stetig weiterentwickelt und vor allem die wichtigsten Online-Marktplätze sich bei Gelegenheit mit neuen Ideen melden sowie unsere Rechtsprechung ebenfalls manchmal sehr kreativ wird, kann es sein, dass neue so geschaffene Situationen nicht sofort als Update abgefangen sind.

Wenn Sie der Meinung sind, das alles in Ordnung  ist, SPEICHERN Sie bitte ihre Konfiguration. Dort wird dann nochmal endgültig der Platzhalter abgefragt. Sie landen dann wieder in dem Fenster “Polling-Übersicht”, wo Sie mit dem Button “Start” den manuellen Import starten können. Wenn Sie danach das Fenster schließen, finden Sie die importierten Datensätze im EASYLOG-Menü unter >>Daten >>offene Polling-Sendungen…

Ist alles OK, kann im Fenster “Polling-Übersicht” im Menü unter >>System >>Polling-Einstellungen auf “teilautomatisch” oder “vollautomatisch” sowie auf der rechten Seite auf “Automatischer Start” umgestellt werden. So werden Ihre Dateien sofort bei Programmstart eingelesen oder sofort, wenn diese nach Programmstart in den dazu bestimmten Ordner abgelegt werden. EASYLOG löscht Ihre YES4trade-Exportdateien sofort nach dem Importieren automatisch. Sie sollten unten die LOG-Datei-Aufzeichnung aktivieren. So vollziehen Sie später leicht nach, welche Pakete in EASYLOG wann und wie importiert wurden.

Aktuelles Verfahren für ausländischen Versand:
Da viele Kunden den Wunsch haben, gerade ausländische Pakete entweder über einen anderen Dienstleister zu senden oder bei der Zuweisung zur gewählten Paketart bzw. der damit verbundenen Dienstleistung selber Hand anzulegen, legen diese häufig ein zweites YES4trade-Exportformat an, das getrennt von der ersten Datei eingelesen wird. Sprechen Sie uns hierfür gern direkt an, um die beste Lösung für Ihre Handelsstruktur im Gespräch zu finden.

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