Das (automatische) Mahnwesen

Das (automatische) Mahnwesen

Das Mahnwesen verläuft in mehreren Schritten und gilt für alle Aufträge.

Wenn das Mahnwesen aktiv ist, werden Aufträge im Status “Offen”, “In Bearbeitung”, “Abgeholt/Im voraus versendet” berücksichtigt.

Die Mahnungen:

Zunächst wird eine Erinnerungsemail versendet (Datei: admin/mail/german/send_warning1.html und txt)

Dann erfolgt die erste Mahnung (Datei: admin/mail/german/send_warning2.html und txt). Hier wird gleichzeitig, automatisch eine Unstimmigkeit bei Ebay eröffnet.
Die Unstimmigkeit wird “von Ebay” automatisch geschlossen wenn von YES4trade der Auftrag als bezahlt oder versendet gemeldet wird.

Als letzte EMail an den Kunden erfolgt die zweite Mahnung, mit mehr Nachdruck beschrieben (Datei: admin/mail/german/send_warning3.html und txt).

Im letzten Schritt erhalten die Mitarbeiter mit der entsprechenden Berechtigung eine Meldung vom System (internes Meldesystem), dass ein Auftrag die letzte Mahnstufe erreicht hat und ggf. storniert werden sollte, um die reservierten Warenbestädne wieder frei zu geben. Parallel wird ein Anwaltsexport erstellt, welcher auch an eine extra hinterlegte E-Mailadresse versendet werden kann. Zusätzlich steht dieser im System zum Download bereit.
Diese Datei wurde in Zusammenarbeit mit einem Anwalt erstellt und enthält, sofern eingegeben, alle relevanten Daten, sowie den entgangenen Gewinn.

Übersicht Mahnwesen:
Sofern das automatische Mahnwesen aktiviert wurde, erscheinen die verschiedenen Mahnstufen nicht in der Übersicht, da alles automatisiert im Hintergrund abläuft!

Ist das automatische Mahnwesen nicht aktiviert, können Sie in der Übersicht die Mahnungen manuell auslösen oder auch einzelne Aufträge vom Mahnwesen ganz und zeitweise ausschließen.

Zu erreichen über „Auftragswesen -> Mahnungen“

 

Bild: Unten rechts können Sie markierten Aufträgen (Checkbox) eine Zahlungserinnerung manuell zusenden.

 

Die Abstände für das Mahnwesen geben Sie in “Konfiguration -> YES- Konfiguration -> Ebay Grundeinstellungen” ein.
Sie geben hier die Anzahl der Tage ein bis zur nächsten Mahnung.


Spezialfall “Ebay”:

Um Ebaykäufern die Möglichkeit zu geben, mehrere Käufe auch über mehrere Tage hinweg direkt in der Ebay Kaufabwicklung zusammenfassen zu können, gibt es den Punkt “Crossselling Zeit für Ebayuser”.

Wenn ein Auftrag aus einem Ebaykauf angelegt wird, erhält dieser den Status “Ebay Upselling”. Dieser wechselt automatisch zu “Offen”.

Die Dauer zu wann das System den Status auf “Offen” wechselt, bestimmt man hier bei dem Punkt “Crossseling Zeit für Ebayuser” in Tagen.

 

Mahnintervalle hinterlegen – in den „Ebay / Grundkonfiguration

Durch die direkte Integration des Handels über Ebay, in YES4trade, überschneiden sich Funktionen, die sowohl Ebay als auch weitere Bereiche des Systems betreffen.

 

Beispiel für einen Zeitraum von insgesamt 30 Tagen nach Auftragseingang:

Tage bis Zahlungserinnerung 10
Tage bis 1. Mahnung 15
Tage bis 2. Mahnung 20
Tage bis Übergabe an Rechtsanwalt 30

D.h. 20 Tage Auftragseingang erfolgt die 2. Mahnung!

Denken Sie daran, wenn Sie das autom. Mahnwesen nutzen möchten, dieses auch zu aktivieren!

Sie können für den Rechtsanwaltsexport auch noch verschiedene Angaben machen wie zum Beispiel : Entgangener Gewinn, Minimum Rechnungsbetrag etc..

Um den entgangenen Gewinn zu berechnen ist es notwendig, dass bei dem Produkten ein EK hinterlegt ist.

 

Über Auftragswesen -> RA Exporte, haben Sie die Möglichkeit die vergangenen Forderungen einzusehen und ggf. den Status ändern (Bearbeiten).

Wenn Sie ganz nach unten Scrollen, werden Ihnen auch vergangene RA Exporte aufgelistet.

 

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