Auftragsbearbeitung

Auftragsbearbeitung

Das Auftragswesen

Die Auftragsbearbeitung ist die Schnittstelle zu Ihrem Kunden. Alle Kundenvorgänge (Angebote, Bestellungen, Käufe, Reklamationen, etc.) laufen hier auf und müssen für alle Beteiligten schnell und übersichtlich verfügbar sein. Auch nach einem langen Zeitraum. Und auch bei einer sehr intensiven und komplexen Kundenbeziehung, zum Beispiel im Großhandel.

YES4trade kann das! Übersichtlich und klar strukturiert und bis ins letzte Detail dokumentiert können Sie sehen, wer wann was gemacht hat. Alle Aufträge, Zahlungen, Reklamationen und Korrespondenz finden sich ebenso wie die gekauften Artikel und welchen Lieferstatus diese haben.

INFO: Die YES4trade-Auftragsbearbeitung ist ein mächtiges Werkzeug. Die komplette Darstellung hier würde den Rahmen sprengen. Um schnell ein Gefühl für die Fähigkeiten von YES4trade zu bekommen, melden Sie sich zu einer Online-Vorführung an.

Schauen Sie sich die wichtigsten Leistungsmerkmale im Detail an:

Alle Daten aus einem Topf…»Die zentrale Verwaltung Ihrer Daten ist eine Stärke von YES4trade. Verkaufen Sie einen Artikel über die Ladenkasse, so finden Sie in der Auftragsliste diesen genauso wieder, als wenn der Kunde über Ebay oder den Großhandel gekommen ist. Viele andere Systeme erfordern erst eine teilweise manuelle Synchronisation verschiedener Datenbanken oder Dateiimporte. Dies ist aufwendig und für einen vernünftigen Arbeitsablauf tödlich. YES4trade dokumentiert sämtliche Prozesse die im Zusammenhang mit einem Auftrag stehen. So wissen Sie immer, woher der Kunde gekommen ist und welchen Status der Auftrag hat.

Prozessorientiert! Mache ich das, passiert das…»Sämtliche Aufträge haben einen Autragsstatus, der an vielen Stellen angezeigt wird. Dieser kann zum Beispiel “Offen” lauten und auf Bezahlung warten oder er lautet “Bezahlt”. Im Unterschied zu vielen anderen Auftragsbearbeitungen werden diese Stati nicht per Hand geändert, sondern vom System nach bestimmten Vorgaben, also Prozessabläufen geändert. Trotzdem ist es im Rahmen der jeweiligen Berechtigungen auch möglich in so eine Prozess einzugreifen – den Status manuell zu ändern.

  • Wird zum Beispiel eine vollständige Bezahlung einem Vorkasse-Auftrag zugeordnet, so wechselt der Status automatisch in “Bezahlt” und wird im Versandmodul bereitgestellt. Nach dem Versand wird dann der Status “Erledigt” zugeordnet.
  • Ist ein Auftrag mit der Zahlart “auf Rechnung” definiert, so wird der Auftrag mit dem Status “Offen” im Versandmodul sichtbar. Nach dem Versand wird der Auftrag automatisch mit dem Status “Versand im Voraus erfolgt” geführt.

Bei beiden Szenarien werden natürlich auch die Bestandsbuchungen ausgeführt und die Protokollierungen im Auftrag sowie im Produkt aktualisiert (wer, wann, was).  Diese Automatismen sind an vielen Stellen im System zu finden. Sie nehmen Arbeit ab, beugen Fehlern vor und sorgen für Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit. Anders ist Teamarbeit nicht möglich.

Unbedingt lesen!

Lesen Sie bitte auch die „Kurzanleitung: Auftragserfassung„.
In dieser finden Sie weitere – sehr wichtige – Informationen zu Auftragsverwaltung in YES4trade.

Einzelhandel…»Die integrierte Kasse (Scanner- und Auftragskasse) für Abholer / das eigene Ladengeschäft (Lagerverkauf) – als Teil des gesamten Handels. Die Warenausgabe – Funktion (Trennung des Zahlens und Abholens im Unternehmen – auch für getrennte Abteilungen) – für die Auftragskasse und protokollierter Warenausgabe aus dem Lager.

Der Zahlungsverkehr/Abgleich…»Ab 10 Zahlungseingängen pro Tag wird es langsam unübersichtlich und da springt YES4trade mit der Zahlungseingangsprüfung (ZEP) ein: Onlinebanking-Programme wie StarMoney oder viele Banking-Webseiten können per Export eine CSV-Datei mit den Kontoauszugsdaten erstellen. Diese Datensätze lassen sich mit einem komfortablen halbautomatischen Zahlungsimportfilter zuordnen. In der Bearbeitungsmaske schlägt Ihnen YES4trade passende Aufträge vor, die er anhand von Volltextsuchen den Zahlungsdatensätzen zuzuordnen versucht. Es nutzt dazu Verwendungszweck, Auftragsnummer, Ebay-Nummern, Namen, Ortsangeben, Summen, etc. Sie müssen dann diese Auswahl bestätigen oder korrigieren. Dieser Prozess berücksichtigt u.a. mehrere Teilzahlungen, unvollständige Zahlungen, Überzahlungen und vieles mehr und wird natürlich in den jeweiligen Aufträgen übersichtlich dokumentiert.Nach der erfolgreichen Zahlungszuweisung wechselt der Bestellstatus von „offen“ in „bezahlt“. Hat der Auftrag den Status „Bezahlt“, ist dieser automatisch „im Versandmodul“.

Angebote für die Kunden…»Persönliche Angebote sind Ausdruck einer besonderen Kundenbeziehung. Mit YES4trade können Sie für einen angelegten Kunden ein Angebot erstellen und ihm dieses zum Beispiel als PDF-Anhang oder in der E-Mail selbst zukommen lassen. Wenn gewünscht, sind im PDF-Dokument Produktbilder automatisch enthalten. Sobald der Artikel in das Angebot eingefügt wird, ist der Artikel in der Warenwirtschaft reserviert. Und zwar so lange, bis der Kunde sich entschieden hat oder die maximale Angebotsbindefrist ausgelaufen ist. Die Bestandsübersicht zu einem Artikel, die an vielen Stellen im System, vermerkt diese Reservierung unter den laufenden Aufträgen. Die Nutzer wissen dann, dass diese Ware zwar physikalisch bei Ihnen im Lager liegt, diese aber  zweckgebunden ist.Nimmt der Kunde das Angebot an, kann daraus mit einem Klick ein Auftrag bzw. eine Rechnung generiert werden.Hinweis in eigener Sache: Wir haben überlegt, ob wir die Angebotsannahme für den Kunden-Login im Webshop anbieten, so dass der Kunde das Angebot gleich über die Online-Zahlungsabwicklung einlösen kann, ohne einen Vertriebsmitarbeiter kontaktieren zu müssen. Bis jetzt kam kein Interesse aus unserem Kundenstamm für diese Funktion. Wenn Sie aber diese Funktion haben möchten, entwickeln wir diese für Sie. Brauchen Sie noch andere Funktionen, sprechen Sie uns an.

Eine einsehbare Protokollierung aller Vorgänge…»YES4trade hat an mehreren Stellen eine Protokollierung der jeweiligen Vorgänge. So wie Sie in den Artikelstammdaten jedes noch so kleine Detail nachvollziehen können, was während der Artikel-Lebensdauer mit dem Artikel geschehen  ist, so können Sie dies auch beim Auftrag sehen. So steht dort zum Beispiel, dass das System vollautomatisch dem Kunden beim Kauf über den Webshop die Auftragsbestätigung zugesandt hat. Hat der Kunde über einen Paymentanbieter (zum Beispiel PayPal) gezahlt, so sind auch diese Daten hinterlegt. Hat der Kunde die Adresse korrigiert aus dies. Bearbeitet ein Mitarbeiter im Vertrieb die Preise nachträglich, weil er dem Kunden noch Rabatte zugesagt hat, so wird dies mit dem Namen des Mitarbeiter genau dokumentiert, was er getan hat. Auch Kunden-Emails und die jeweiligen Antworten Ihrer Mitarbeiter werden über den Mailmaster in die Histroie mit eingespielt.Nur so können Sie bei Nachfragen und bei vielen verschiedenen Personen, die mit dem Auftragzu tun haben, nachvollziehen, wer was wann und wo gemacht hat. Und warum!

Kundendienst…»Komfortable automatisierte Kunden-, Auftrags- und Auktionsverwaltung bis hin zum Auftragsstorno mit Bestandskorrektur und natürlich den Reklamationen.

Bestellzusammenfassung – Nicht durcheinanderkommen!»Der Kunde kauft über eBay zwei unterschiedliche Artikel. Beide Artikel werden als getrennte Aufträge an YES4trade übergeben. Geht der Kunde nun durch die Kaufabwicklung von eBay, wird diese von YES4trade ausgelesen. Die beiden bereits angelegten Aufträge werden storniert und es entsteht automatisch einer neuer Auftrag mit den aktualisierten Daten aus der eBay Kaufabwicklung. Kauft der Kunde später einen weiteren Artikel – zum Beispiel im eigenen Webshop, kann der Kundendienstmitarbeiter auch diesen Auftrag mit dem bisherigen zusammenfassen, um letztendlich nur mit einem Auftrag zu arbeiten. Es können Aufträge eines Kunden aus allen Vertriebskanälen (Shop + Ebay + Amazon + Laden + Kundendienst) zu einem einzigen neuen Auftrag zusammenfasst werden.

Benachrichtigung…»Automatisches Versenden von frei zu gestaltenden automatisch erzeugten E-Mails. Rechnungsversand per E-Mail.

Finden…» Umfangreiche Suchmöglichkeiten in der Auftragsverwaltung (Zeitraum, Namen, Ort, USt.-ID, Produkte, Beträge, Auktionsnnummer, Amazzon-IDs, Tranactions-Codes, …)

Integriertes CRM-System (Customer Relationship Management) …»Alle Informationen über einen Kunden per einfachen klick jederzeit verfügbar. Unser CRM System optimiert die Kommunikation mit Ihren Kunden. Es zeigt Ihnen jederzeit die vollständige Historie zum Kunden und/oder zur Auktion. Der gesamte E-Mail Verkehr, alle Anfragen Ihrer Kunden und Interessenten, alle Ihre dazu gehörenden Antworten und Notizen samt sämtlichen Bestellvorgängen werden in unserem CRM System organisiert gesammelt und stets direkt beim Kunden angezeigt.

Kommunikation …. Der Mailmaster ist ihr Email-Programm und noch viel mehr…»Der Mailmaster ist in YES4trade komplett integriert und bringt eine Filterfunktionen mit, die sämtliche E-Mails den Kunden und/oder Aufträgen zuordnet. Aus dem Mailmaster können Sie dem Kunden antworten und bekommen schon in der Antworteingabemaske einen Überblick über den Auftrag und die bisherige Kommunikation. Jeder Mitarbeiter ist somit sofort über die bisherigen Vorgänge informiert.

Reklamationabwicklung als voll integrierter Prozess…»Reklamationen sind für die Kunden die größten Ärgernisse und für Sie extrem teuer. Genau aus diesem Grund lässt YES4trade eine schnelle und übersichtliche  Reklamationabwicklung zu. Die Bearbeitungsmechanismen wurde durch viele leidvolle Erfahrungen entwickelt und optimiert. In der Praxis heißt das: Sie sehen sofort, was an dem Auftrag nicht stimmt. Die Dokumentation der einzelnen Schritte ist klar strukturiert und wird unter einer extra Reklamation-Bearbeitungsnummer zusammengefasst. zurück gesamte Ware wird beim Eingang dort genauso vermerkt wie Zusagen an den Kunden und der Status einer evtl. Rückzahlung an den Kunden. Sie wollen den Kunden behalten und YES4trade macht Ihnen dies einfach.

Auftragssplitting…»Sie haben für einen Kunden einen Auftrag mit mehreren Positionen angelegt. Nun ist ein Teil der Ware noch nicht lieferbar und der Kunde holt die verfügbaren Artikel schon ab. Dann können Sie den Auftrag splitten und die ausgelieferten Positionen dort abrechnen. Die restlichen Positionen verbleiben beim Ursprungsauftrag mit dem Status offen.

Aufträge kopieren…»Sie möchten einen Auftrag des Kunden erneut erstellen? Kopieren Sie diesen doch einfach. Der neue Auftrag ist ein Kopie des Originals. Dieses wird auch in der Historie des neuen Auftrags vermerkt. Der einzige Unterschied, die Bezahlart. Ein kopierter Auftrag wird immer mit der Bezahlart Vorkasse erstellt.

Teillieferung …»Statt des Auftragssplitting gibt es in YES4trade auch die Teillieferung als Funktion innerhalb des Versandmoduls. Mit einem Klick auf den jeweiligen Artikel, bestimmen Sie direkt in der Versandabwicklung die Menge. YES4trade zeigt Ihnen übrigens direkt in der Versandabwicklung die Verfügbarkeit der Artikel an. Das System verwaltet automatisch die Teillieferung. Der Kunde wird entsprechend informiert, dass er folgende Waren erhält und der Rest nachgeliefert wird. Dafür muss kein Auftrag gesplittet werden!

Versandlogistik…» Trackingsnummern im Auftrag. Versandprotokollierung, Steuerung – nix geht raus, was nicht raus soll. Versandmeldungen an die Kunden und die Marktplätze. Jederzeit alle Informationen an einer Stelle. Über den Kunden, den Auftrag, die Paketnummern immer sofort über alle Vorgänge informiert!

Rabatte / Skonti…» Sie können direkt in einem Auftrag / in der Scannerkasse einen Rabatt (Betrag oder Prozent-Wert) hinterlegen. Skonto und individuelle Zahlungsvereinbarungen werden direkt über die Kundengruppen gesteuert.

 

Auftragsübersicht

 

 

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